Еще недавно процесс подготовки и выдачи бумажных расчетных листков отнимал у кадровиков и бухгалтеров массу времени и ресурсов. Сегодня трудовое законодательство позволяет полностью перевести этот процесс в электронный вид. Если вы используете «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3), то настроить автоматическую рассылку сотрудникам можно буквально за несколько шагов.
В этой статье мы подробно разберем, как легально отказаться от бумажных носителей и организовать эффективный и безопасный электронный документооборот с персоналом с помощью встроенного сервиса «1С:Кабинет сотрудника».
Законно ли отправлять расчетные листки по электронной почте?
Да, это полностью легально. Трудовой кодекс обязывает работодателя извещать каждого сотрудника о составных частях его зарплаты. Форма такого извещения (бумажная или электронная) может быть установлена внутренним локальным актом работодателя.
Ключевые условия для перехода на электронные расчетные листки:
- Наличие ЛНА. В организации должен быть принят локальный нормативный акт (например, Положение об электронном документообороте), который закрепляет порядок направления расчетных листков в электронной форме и признает их юридическую силу.
- Согласие сотрудника. Работник должен быть ознакомлен с этим ЛНА под подпись и не иметь возражений против получения расчетных листков электронно.
Сервис «1С:Кабинет сотрудника» является идеальным и самым защищенным решением для выполнения этих требований.
«1С:Кабинет сотрудника» — лучшая альтернатива email-рассылке
Хотя рассылка по электронной почте — возможный вариант, у него есть существенные недостатки: риск попадания в спам, вопросы конфиденциальности, необходимость ручного управления рассылкой.
«1С:Кабинет сотрудника» — это специализированный облачный сервис, интегрированный прямо в «1С:ЗУП 8», который решает все эти проблемы:
- Автоматизация. Листки рассылаются автоматически после проведения расчета зарплаты.
- Безопасность. Доступ к личному кабинету защищен паролем, что гарантирует конфиденциальность персональных данных.
- Удобство для сотрудников. Работники видят не только актуальный расчетный листок, но и всю историю выплат, больничные, отпуска, а также могут подавать заявления электронно.
- Легитимность. Использование сервиса легко закрепить в ЛНА, а факт отправки и получения документа фиксируется в программе.
Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков через «1С:Кабинет сотрудника»
Настройка занимает всего несколько шагов. Краткая инструкция:
1. Подготовительный этап:
- Разработайте и утвердите локальный нормативный акт, регулирующий ЭДО с сотрудниками.
- Ознакомьте всех работников с актом под подпись.
- Убедитесь, что у вас подключена и активирована лицензия на «1С:Кабинет сотрудника».
2. Настройка в 1С:ЗУП 8:
- Зайдите в раздел «Настройки и администрирование» -> «Настройка расчета зарплаты и взносов».
- Перейдите на вкладку «Взаимодействие с сотрудниками».
- Установите флаг «Использовать "1С:Кабинет сотрудника"».
- В поле «Способ передачи расчетных листков» выберите «Через сервис "1С:Кабинет сотрудника"».
- Настройте расписание для автоматической отправки уведомлений сотрудникам.
3. Приглашение сотрудников:
- Система автоматически сформирует пригласительные ссылки для каждого работника.
- Остается только передать им эти ссылки и одноразовые пароли для регистрации в личном кабинете.
После этой настройки все расчетные листки после каждого расчета зарплаты будут автоматически появляться в личных кабинетах ваших сотрудников. Вы сможете видеть статус доставки каждого документа.
Где приобрести и подключить «1С:Кабинет сотрудника»?
Чтобы начать пользоваться всеми преимуществами автоматизации, вам необходимо приобрести лицензии на сервис «1С:Кабинет сотрудника». Количество лицензий должно соответствовать числу сотрудников, которым вы планируете предоставить доступ.
Мы — официальный партнер фирмы «1С», и вы можете приобрести этот сервис напрямую у нас.
Обращаясь к нам, вы получаете:
- Официальное приобретение сервиса «1С:Кабинет сотрудника».
- Помощь в подключении и настройке сервиса в вашей 1С:ЗУП.
- Консультацию по вопросам подготовки необходимых локальных актов.
- Техническую поддержку на всех этапах внедрения.
Хватит тратить время на бумажную работу!
Оставьте заявку на нашем сайте, и наш специалист поможет вам подобрать нужное количество лицензий, оформить заказ и оперативно начать использование современного и удобного инструмента для взаимодействия с персоналом.
Автоматизируйте рутину с помощью «1С:Кабинет сотрудника» — сосредоточьтесь на стратегических задачах!