Что нужно для обмена электронными перевозочными документами (ЭПД)
Что нужно для обмена электронными перевозочными документами (ЭПД)
Рассмотрим пошаговый алгоритм подготовки к работе с электронными перевозочными документами.
Шаг 1. Юридическая подготовка, аудит и актуализация договоров
Перевод логистики в цифровой формат начинается с анализа всех цепочек поставок. Формат взаимодействия с контрагентами во многом зависит от того, как именно организована доставка груза: силами привлеченного перевозчика, экспедитора или собственным транспортом.
В связи с этим нужно провести:
- Анализ заключенных договоров купли-продажи и поставки:
Если доставка выделена в договоре как самостоятельная возмездная услуга, оказываемая сторонним перевозчиком, необходимо оформлять электронную транспортную накладную (ЭТрН).
Если для перевозки привлекается экспедитор, который сам не везет груз, а нанимает фактического перевозчика, необходимо зафиксировать в договоре, кто выступает грузоотправителем – клиент или сам экспедитор.
Если груз перевозится для собственных нужд внутри компании (между складами) или доставляется покупателю силами самого продавца без взимания отдельной платы за транспортировку, ЭТрН не требуется. Однако в этом случае организации необходимо оформлять Электронный путевой лист (ЭПЛ) для подтверждения расходов на ГСМ и обоснования выпуска ТС на линию. - Корректировку договоров:
В уже действующие и типовые договоры нужно включить условие об электронном документообороте при осуществлении перевозок, а также обязанность сторон договора своевременно оформлять необходимые электронные документы.
Также в договорах следует фиксировать ИНН и коды участников системы электронного документооборота (ID ЭДО), которые присваиваются участникам перевозки оператором ИС ЭПД для их быстрой идентификации в государственной системе обмена электронными перевозочными документами (ГИС ЭПД).
Шаг 2. Распределение полномочий, внедрение МЧД и управление электронными подписями
Электронный перевозочный документ – это цепочка файлов-титулов. Каждый этап (погрузка, выезд на линию, прохождение медосмотра, приемка, выгрузка) заверяется электронной подписью ответственного лица в режиме реального времени.
Поэтому необходимо:
- Распределить роли. На этом этапе нужно определить, кто именно будет заниматься оформлением и подписанием ЭПД, внести соответствующие полномочия в их должностные инструкции, а также издать соответствующие приказы. Кроме того, нужно убедиться, что у всех сотрудников, принимающих участие в процессе оформления ЭПД (логистов, водителей, кладовщиков и т.д.) есть действующие электронные подписи.
- Получить на сотрудников усиленные электронные подписи (если ранее не получали) и оформить машиночитаемые доверенности (МЧД). Все сотрудники, использующие квалифицированную электронную подпись (КЭП) физического лица, обязаны применять МЧД. Необходимо заранее создать МЧД со специализированными кодами полномочий для логистических операций, зарегистрировать их в едином реестре ФНС России и привязать к учетным записям сотрудников.
- Обеспечить работу водителей на линии. Водитель является полноценным участником документооборота. В зависимости от выбранной схемы автоматизации водители подписывают документы усиленной неквалифицированной (УНЭП) или простой (ПЭП) электронной подписью. Водителей необходимо снабдить мобильными устройствами (смартфонами или планшетами) с установленным мобильным приложением или настроенными для получения информации о рейсе, подписания документов в пути и, при необходимости, демонстрации QR-кодов инспекторам Ространснадзора или ГИБДД.
Шаг 3. Настройка интеграции с оператором ГИС ЭПД и автоматизация процессов
Обмен ЭПД (в том числе ЭТрН) происходит через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Информацию из ГИС ЭПД напрямую получают ФНС России и ГИБДД. При этом работать напрямую с ГИС ЭПД невозможно, это можно делать только через оператора.
Оптимальным решением является использование встроенных инструментов автоматизации, одобренных Минтрансом России, например, сервисом 1С-ЭПД.
Преимущества автоматизации на базе сервиса 1С-ЭПД:
Шаг 4. Тестирование работы системы и обучение персонала
Обязательный переход на электронные перевозочные документы начинается с 1 сентября 2026 года. Однако для адаптации бизнеса предусмотрен переходный (нештрафуемый) период, который продлится до 1 марта 2027 года. Если в это время проверяющий инспектор обнаружит бумажную накладную вместо цифровой, он ограничится только устным замечанием. При этом полностью бумажный документооборот сохраняется для перевозок специальных грузов, сделок с иностранными контрагентами и перевозок для личных нужд физических лиц.
Несмотря на наличие переходного периода, до 1 сентября 2026 года стоит провести несколько тестовых рейсов с контрагентами. Важно отработать не только стандартные цепочки подписания всех Титулов, но и специфические сценарии для каждого типа документов:
- Для ЭТрН (электронной транспортной накладной):
действия при частичной приемке, порче груза или отказе от него;
оформление переадресовки или замены водителя/транспортного средства в пути. - Для ЭПЛ (электронного путевого листа):
порядок дистанционного или очного прохождения предрейсовых медицинских и технических осмотров с подписанием электронных титулов врачом и механиком;
фиксация диспетчером показаний одометра при выезде и возвращении на парковку;
действия водителя в зонах без покрытия мобильного интернета (офлайн-режим) при проверке ГИБДД (предъявление динамического QR-кода).
Кроме того, необходимо провести обучение всех участников процесса и разработать для них краткие памятки:
- менеджеры, диспетчеры и логисты должны уметь формировать документы в системе ЭДО, минимизируя ошибки ввода, и отслеживать статусы ЭПД;
- сотрудники складов грузоотправителя и грузополучателя должны понимать порядок электронной сверки груза и сроки подписания соответствующих титулов ЭТрН при отгрузке и приемке;
- медицинские работники и контролеры технического состояния должны знать алгоритм визирования своих титулов ЭПЛ с помощью электронных подписей;
- водители должны быть обучены работе с мобильным приложением (получение документа, подписание своей части, предъявление QR-кода ЭТрН или ЭПЛ инспекторам Ространснадзора или ГИБДД).
Как «ИТ Вектор» поможет с переходом на ЭПД
Компания «ИТ Вектор» предлагает комплексные решения для бесшовного перехода на электронные перевозочные документы:
Не откладывайте подготовку к переходу на ЭПД
Новые требования вступают в силу с 1 сентября 2026 года. Доверьте настройку и внедрение специалистам «ИТ Вектор».
ИТ Вектор — ваш надежный партнер в вопросах внедрения ЭПД, автоматизации учета и цифровой трансформации логистики.
Помогаем компаниям работать прозрачно, эффективно и в полном соответствии с законодательством.