Должны ли госучреждения применять электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года
Краткий ответ: да, госучреждения обязаны применять ЭПД на общих основаниях
Закон не предусматривает исключений для государственных (муниципальных) учреждений. Казенные, бюджетные и автономные учреждения обязаны с 1 сентября 2026 года оформлять электронные перевозочные документы наравне с коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, если они являются участниками логистической цепочки, связанной с транспортировкой грузов.
Правовое основание
Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ внес изменения в Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». С 1 сентября 2026 года:
- Экспедиторские документы и транспортные накладные должны оформляться исключительно в электронной форме;
- Используется усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись;
- Требование касается всех участников перевозки: отправителя, получателя, перевозчика, экспедитора.
Закон распространяется на все организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Государственные учреждения не являются исключением.
Какие документы становятся электронными?
С 1 сентября 2026 года в электронном виде должны оформляться:
| Категория | Конкретные документы |
|---|---|
| Автомобильные перевозки | Транспортная накладная, заказ (заявка) на перевозку |
| Железнодорожные перевозки | Транспортная железнодорожная накладная (СМГС, ЦИМ/СМГС) |
| Авиаперевозки | Грузовая накладная |
| Экспедиторские документы | Поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка |
Все электронные документы передаются в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) через аккредитованных операторов.
Исключения: когда можно использовать бумагу?
Закон предусматривает, что в исключительных случаях документы могут оформляться на бумажном носителе. Перечень таких случаев для каждого вида перевозок определяет Минтранс России.
Для железнодорожных перевозок
Приказом Минтранса России от 21.11.2025 № 407 установлены следующие случаи, когда транспортная железнодорожная накладная оформляется на бумаге:
| Основание | Описание |
|---|---|
| Режимы повышенной готовности/ЧС | Прием грузов для перевозок по территории, на которой введены режимы повышенной готовности, чрезвычайного положения, военного положения, правовой режим контртеррористической операции |
| Воинские перевозки | Прием грузов для осуществления воинских железнодорожных перевозок |
| Отсутствие интернета у грузоотправителя | Если у грузоотправителя нет возможности оформить электронную накладную в связи с обстоятельствами непреодолимой силы |
| Отсутствие технической возможности у перевозчика | Если у перевозчика нет возможности принять электронную накладную в связи с обстоятельствами непреодолимой силы |
Важно: Обстоятельства непреодолимой силы — это чрезвычайные и непредотвратимые события (стихийные бедствия, военные действия, эпидемии и т.п.). Отсутствие финансирования или сбои у контрагентов к ним не относятся.
Для других видов перевозок
Аналогичные приказы для автомобильных, авиационных и иных перевозок находятся на стадии разработки и будут приняты Минтрансом России до 1 сентября 2026 года.
Что нужно сделать госучреждениям для подготовки
Чтобы быть готовыми к обязательному переходу на ЭПД с 1 сентября 2026 года, государственным учреждениям необходимо:
1. Получить электронную подпись
- Руководителю учреждения и ИП — квалифицированную электронную подпись (КЭП);
- Сотрудникам (бухгалтерам, логистам) — КЭП + машиночитаемая доверенность (МЧД);
- Водителям и кладовщикам — простая электронная подпись (ПЭП) (например, через приложение «Госключ»).
2. Подключиться к оператору ИС ЭПД
Выбрать аккредитованного оператора из реестра Минтранса и заключить договор. Через оператора документы будут передаваться контрагентам и в ГИС ЭПД.
3. Настроить рабочие места сотрудников
- Обеспечить доступ к системе;
- Назначить администратора;
- Для водителей подготовить смартфоны или планшеты с доступом в интернет.
4. Проработать взаимодействие с контрагентами
Убедиться, что ваши контрагенты (поставщики, перевозчики) также готовы к работе с ЭПД. При необходимости скорректировать договоры, добавив пункты о порядке электронного документооборота.
5. Разработать внутренние регламенты
Прописать инструкции для сотрудников: кто и в какие сроки формирует ЭПД, как подписываются документы, как фиксируются расхождения.
Риски за неисполнение требований
Отсутствие электронных перевозочных документов после 1 сентября 2026 года будет являться нарушением законодательства. Штрафы могут достигать:
- Для юридических лиц — до 1 млн рублей;
- Для должностных лиц — от 100 тыс. рублей.
Кроме того, отсутствие ЭПД:
- Лишает возможности подтвердить расходы на перевозку и вычеты по НДС;
- Замедляет взаиморасчеты (по данным ФНС, оплата приходит на 20 дней быстрее при использовании ЭПД);
- Создает риски при проверках контрольных органов.
Преимущества перехода на ЭПД для госучреждений
Несмотря на затраты на внедрение, электронные перевозочные документы дают существенные плюсы:
- Снижение затрат на бумагу, печать и доставку оригиналов;
- Исключение риска потери документов (хранение в ГИС ЭПД и у операторов);
- Ускорение взаиморасчетов;
- Единый документ для всех сторон с синхронными обновлениями;
- Более простой доступ контрольных органов к данным — меньше «ручных» запросов.
- Государственные (муниципальные) учреждения обязаны с 1 сентября 2026 года применять электронные перевозочные документы наравне с коммерческими организациями.
- Исключения возможны только в случаях, определенных Минтрансом России (для железнодорожных перевозок они уже утверждены приказом № 407).
- Подготовку нужно начинать уже сейчас: получить электронные подписи, подключиться к оператору, настроить процессы и обучить сотрудников.
- Неисполнение требований грозит крупными штрафами и налоговыми рисками.
ИТ Вектор — ваш надежный партнер в цифровизации бизнеса. Мы предлагаем полный спектр ИТ-услуг: от внедрения и сопровождения «1С», защиты данных и настройки Bitrix24 до разработки современных сайтов и реализации проектов по импортозамещению. Работаем, чтобы ваш бизнес работал как часы.