Электронные транспортные накладные: полный гид по переходу до 2026 года

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) станет обязательной для всех участников грузоперевозок в России согласно поправкам в Федеральный закон № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». Это не просто смена бумажного носителя на цифровой, а масштабная трансформация логистических процессов, требующая заблаговременной подготовки. Наша компания, как официальный партнер «1С», готова помочь вам перейти на сервис 1С-ЭПД и использовать его преимущества для вашего бизнеса.

Суть изменений и нормативная база

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это цифровой документ, который содержит всю информацию о перевозимом грузе, участниках перевозки и подтверждается электронно-цифровой подписью. Он полностью заменяет свой бумажный аналог.

Ключевые даты, установленные Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, которые важно помнить:

• С 1 сентября 2026 года — обязательное оформление ЭТрН для всех организаций.
• До 1 мая 2026 года — экспедиторам необходимо подать уведомление о своей деятельности в реестр национальной цифровой платформы «ГосЛог».

Изменения касаются практически всех отраслей без исключений, за исключением незначительного перечня особых типов грузов, для которых сохранится бумажный формат. При этом важно отметить, что в части путевых листов, оформляемых собственниками транспорта, изменений пока нет — их можно оформлять как на бумаге, так и электронно.

Преимущества электронного документооборота

Переход на ЭТрН — это не просто выполнение требований закона, но и реальная возможность оптимизировать логистику и сократить издержки.

• Экономическая эффективность: Снижаются расходы на бумагу, печать и доставку документов до 70%. Также значительно сокращается время их оформления — с 15 до 45 минут на один документ.
• Повышение прозрачности и безопасности: Цифровой след каждой операции минимизирует риски использования незаконных схем и махинаций, повышая прозрачность перевозок для всех участников процесса.
• Оперативность и сохранность данных: Мгновенная передача документов между контрагентами сокращает сроки документооборота и исключает риск их утери. Электронный архив избавляет от необходимости организации физического хранения.
• Снижение ошибок: Автоматическое заполнение и проверка данных минимизируют влияние человеческого фактора.
• 
  

Что нужно сделать для перехода: пошаговый план

Подготовку к обязательному переходу на ЭТрН рекомендуется начать заранее, следуя четкому плану.

Для компаний любого масштаба

1. Аудит процессов и выбор оператора ЭДО: Проанализируйте текущие логистические схемы и выберите надежного оператора электронного документооборота. Наша компания, как официальный партнер «1С», предлагает подключение к сервису 1С-ЭПД.
2. Оформление электронных подписей: Необходимо обеспечить квалифицированными электронными подписями всех сотрудников, участвующих в процессе перевозки (менеджеры, кладовщики, водители). Для водителей может использоваться усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) «Госключ» через мобильное приложение.
3. Техническое оснащение: Убедитесь, что сотрудники, особенно водители, обеспечены смартфонами или планшетами с доступом в интернет для работы с электронными документами.
4. Обучение персонала: Проведите инструктаж для всех сотрудников, которые будут работать с новой системой.
5. Настройка обмена с контрагентами: Договоритесь с партнерами об обмене электронными документами и отправьте им приглашения через систему ЭДО.

Дополнительные шаги для крупного бизнеса

• Интеграция с ERP-системой: Для крупных компаний критически важна интеграция сервиса ЭПД с корпоративной ERP-системой (например, на базе 1С) для автоматизации процессов управления доставкой.
• Техническая экспертиза: Проверьте, способна ли ваша система к «роумингу» — бесшовному обмену документами с системами других операторов ЭДО, которых используют ваши партнеры.
• Проработка сложных схем: Проанализируйте, как новые требования повлияют на сложные логистические схемы, такие как кросс-докинг (требует оформления двух ЭТрН) или работа через экспедиторов.

Сервис 1С-ЭПД: комплексное решение для логистики

Как официальный партнер «1С», мы предлагаем комплексное решение для цифровизации перевозочных документов — сервис 1С-ЭПД. Этот сервис напрямую интегрирован в знакомые многим программы «1С», что делает переход максимально комфортным.

Ключевые возможности 1С-ЭПД

• Полный набор документов: Сервис поддерживает все утвержденные форматы электронных перевозочных документов: электронную транспортную накладную (ЭТрН), электронный путевой лист (ЭПЛ), сопроводительную ведомость, заказ-наряд и другие.
• Работа в привычной 1С: Все операции по созданию, подписанию, обмену и корректировке документов выполняются непосредственно в программах 1С без переключения между разными приложениями.
• Подписание всеми участниками: Документы могут быть подписаны всеми ответственными лицами — от грузоотправителя и перевозчика до водителя и медика.
• Мобильное приложение: Приложение 1С-ЭПД для iOS и Android позволяет водителям работать с документами в пути, а функция кэширования QR-кодов обеспечивает базовую функциональность даже при отсутствии стабильного интернета.

Стоимость и условия подключения

Сервис 1С-ЭПД тарифицируется только по исходящим документам. Выгоднее всего приобретать пакеты документов заранее.

Подробней о сервисе и о стоимости можно узнать ЗДЕСЬ!

До 31 августа 2026 года действуют специальные условия: для грузополучателей и медицинских организаций, оформляющих ЭПЛ, использование сервиса бесплатно.

Чек-лист готовности вашей компании

Чтобы встретить сентябрь 2026 года во всеоружии, проверьте выполнение следующих пунктов:

• Проведен аудит логистических процессов и определены ответственные за переход.
• Выбран оператор ЭДО (1С-ЭПД) и подписаны все необходимые договоры.
• Оформлены электронные подписи для ключевых сотрудников и водителей.
• Закуплено необходимое оборудование (планшеты/смартфоны для водителей).
• Проведено обучение сотрудников работе с новым сервисом.
• Настроен обмен электронными документами с основными контрагентами.
• Проведено тестирование полного цикла оформления ЭТрН на примере одного из маршрутов.

Переход на электронные транспортные накладные — это неизбежное и необходимое изменение, которое открывает возможности для повышения эффективности, прозрачности и контроля над логистическими операциями. Наша компания, как официальный партнер «1С», готова предоставить вам не только доступ к сервису 1С-ЭПД, но и полный комплекс услуг по его внедрению, настройке и интеграции в вашу бизнес-систему.

Не откладывайте подготовку на последний момент — начните цифровую трансформацию вашей логистики уже сегодня, чтобы к 2026 году использовать все преимущества электронного документооборота.