ФНС России рекомендует бизнесу заблаговременно переходить на Универсальный передаточный документ

Информация ФНС России от 19.08.2025

Федеральная налоговая служба обращает внимание налогоплательщиков на грядущие изменения в порядке оформления первичных учетных документов в электронном виде. С 1 января 2026 года единственным официально признанным форматом для подтверждения отгрузок товаров, выполнения работ или оказания услуг станет Универсальный передаточный документ (УПД). Во избежание сбоев в работе ФНС рекомендует начать использование УПД уже сейчас.

В соответствии с частью 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы могут составляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде, подписанном квалифицированной электронной подписью.

Для обеспечения легитимности электронного документооборота (ЭДО) с налоговыми органами ФНС России ранее были утверждены специализированные XML-форматы:

• Формат документа о передаче товаров (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
• Формат документа о передаче результатов работ (услуг) (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@).

Однако приказом ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ действие этих форматов прекращается с 01 января 2026 года.

 Это означает, что после указанной даты указанные формы электронных документов утратят силу для представления в налоговые органы. Их место займет единый и унифицированный формат — Универсальный передаточный документ (УПД).

УПД, формат которого (версия 5.03) утвержден приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, является многофункциональным документом. Он одновременно сочетает в себе:

1.      Счет-фактуру (для заявления налоговых вычетов по НДС);

2.      Первичный учетный документ (для подтверждения факта передачи товара, выполнения работ, оказания услуг и определения их стоимости).

 Заблаговременный переход на УПД является стратегически важным шагом для каждого хозяйствующего субъекта. 

Это позволит:

• Обеспечить плавность перехода: поэтапно внедрить новый документ в бизнес-процессы, обучить сотрудников и настроить учетные системы без аврала перед deadlines.
• Избежать рисков: минимизировать возможность технических и юридических ошибок при оформлении документов в 2026 году, которые могут привести к спорам с контрагентами и налоговыми органами.
• Повысить эффективность: упростить документооборот за счет использования одного документа вместо двух, что снижает трудозатраты и сокращает количество ошибок.
• Обеспечить бесперебойность ЭДО: гарантировать, что все электронные документы будут беспрепятственно приниматься налоговыми органами после вступления изменений в силу.

ФНС России настоятельно рекомендует руководителям и бухгалтерским службам организаций и индивидуальных предпринимателей начать активное применение Универсального передаточного документа в электронном виде уже в текущем периоде. Заблаговременная подготовка к обязательному переходу на УПД с 2026 года поможет businesses адаптировать свои документооборотные процессы, провести необходимые консультации с операторами ЭДО и обеспечить полное соответствие требованиям законодательства.