Отсутствие надлежащего кадрового документооборота может обернуться для компании многомиллионными выплатами. Судебная практика 2025 года наглядно демонстрирует, что работодатели часто ошибочно полагаются на срок давности или пытаются доказать факт предоставления отпуска косвенными данными, что не находит поддержки у судов.
В 2025 году Первый кассационный суд общей юрисдикции рассмотрел иск работника, требовавшего компенсацию за 548 дней неиспользованного отпуска, накопленных с 2004 по 2023 год — почти за два десятилетия работы.
Позиция сторон:
Итог: Суд полностью удовлетворил иск, взыскав в пользу работника более 1 миллиона рублей. Судьи указали, что бремя доказывания факта предоставления отпуска лежит на работодателе. Отсутствие первичных документов привело к проигрышу в споре.
Согласно статье 127 Трудового кодекса РФ, при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные дни отпуска за весь период работы у данного работодателя. В законе отсутствуют какие-либо ограничения по сроку давности для таких требований.
Чтобы минимизировать риски многомиллионных взысканий, работодателю необходимо организовать безупречный учет и хранение следующих документов за весь период работы каждого сотрудника:
| Документ | Его роль в споре о компенсации | Рекомендации по ведению и хранению |
|---|---|---|
| Приказ о предоставлении отпуска | Главное и бесспорное доказательство. Его отсутствие почти гарантирует проигрыш работодателя в суде. | Издавать на каждый отпуск (основной, дополнительный). Обеспечивать хранение в полном объеме за все годы работы сотрудника. |
| График отпусков | Подтверждает планирование и соблюдение процедуры, является косвенным доказательством. | Составлять ежегодно, утверждать не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года. Хранить вместе с приказами. |
| Расчетные документы и справка 2-НДФЛ | Косвенно подтверждают выплату отпускных. Отсутствие в 2-НДФЛ дохода с кодом 2012 (отпускные) за какой-либо период может стать доказательством неиспользования отпуска. | Хранить платёжные документы. Регулярно сверять данные, отражённые в справках по форме 2-НДФЛ. |
| Личная карточка работника (форма Т-2) | Является весомым доказательством, если в ней отражены все отпуска. Пустые строки или пропуски лет трактуются судом в пользу работника. | Несмотря на то, что с 01.09.2021 ее ведение не является строго обязательным, ее наличие и корректное заполнение — сильный аргумент в суде. Вести и хранить обязательно. |
В Определении Третьего КСОЮ от 28.05.2025 № 88-10255/2025 суд сделал выводы на основании личной карточки работника:
Суд счёл это совокупным доказательством того, что отпуск работнику не предоставлялся, и удовлетворил его иск о взыскании компенсации почти за 10 лет.
Судебная практика 2025 года однозначна: формальный подход к оформлению отпусков и хранению документов создаёт для бизнеса огромные финансовые и репутационные риски. Решение суда о взыскании компенсации за 20 лет — не исключение, а следствие системных ошибок в кадровом учёте. Инвестиции в порядок в кадровом делопроизводстве, правильное ведение и бессрочное хранение документов — это не бюрократия, а эффективная страховая мера, способная уберечь компанию от многомиллионных судебных взысканий и штрафов.
Оставьте свои контакты и мы свяжемся с вами в ближайшее время