Как платить налоги и страховые взносы с зарплаты дистанционных сотрудников

Дистанционная занятость давно перестала быть экзотикой: компании нанимают сотрудников из разных регионов, а иногда и стран. Но если с оформлением трудовых отношений все более или менее понятно, то вопрос уплаты зарплатных налогов и взносов за «удаленщиков» до сих пор вызывает у бухгалтеров вопросы. Разберемся, куда перечислять НДФЛ и страховые взносы и как отчитываться, если организация находится в одном регионе, а сотрудники — в разных.

Дистанционная работа — это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя (его филиала, представительства или иного обособленного подразделения) (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). Трудовое законодательство не раскрывает понятия «место работы». Обычно под ним понимается расположенная в определенной местности организация, ее представительство или филиал, в котором работает работник. У дистанционного работника место работы расположено вне места нахождения работодателя, поэтому в трудовом договоре нужно прописать место фактического выполнения трудовых обязанностей (письма Роструда от 09.04.2024 № ПГ/05642-6-1, от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).

Заработная плата дистанционных работников облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Исчисление, удержание и уплату НДФЛ за таких сотрудников производят налоговые агенты — организации и предприниматели, от которых они получают доход.

Согласно п. 7 ст. 226 НК РФ, исчисленная и удержанная сумма налога перечисляется по месту учета налогового агента (месту жительства — для ИП), а также по месту нахождения каждого обособленного подразделения. Если организация имеет несколько обособленных подразделений на территории одного муниципалитета, она может перечислять НДФЛ по месту нахождения одного из них либо по месту нахождения организации (если они выбраны налоговым агентом).

Расчет 6-НДФЛ организация сдает по месту постановки на учет, а при наличии обособленных подразделений — также по месту нахождения каждого подразделения (п. 2 ст. 230 НК РФ). Дистанционный характер работы на порядок сдачи отчетности не влияет: за работника отчетность сдает либо головная компания, либо то обособленное подразделение, которое производит выплату дохода.

В расчете 6-НДФЛ в поле «Код по ОКТМО» нужно указать код того муниципального образования, на территории которого находится организация, выплачивающая доход физлицам (п. 10, 25 Порядка, утв. приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@). То есть любой работодатель указывает ОКТМО по месту своего нахождения, а не по месту ведения деятельности работником.

Выплаты в рамках трудовых договоров гражданам РФ облагаются страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование (ст. 420 НК РФ).

Согласно п. 11 ст. 431 НК РФ, организация платит страховые взносы по месту своего нахождения, а при наличии обособленных подразделений, которым открыты счета в банках и которые уполномочены головной организацией производить выплаты физлицам, — еще и по месту нахождения таких подразделений. Следовательно, взносы, начисленные на вознаграждение дистанционным работникам, уплачиваются по месту учета организации, с которой заключен трудовой договор, либо по месту нахождения обособленного подразделения, которое производит выплаты физлицам.

Расчет по страховым взносам представляется в налоговый орган по месту учета организации. Организации с обособленными подразделениями, которым открыты счета в банках и которые начисляют и производят выплаты физлицам, представляют расчет по месту нахождения головной компании и указанных подразделений (п. 7 ст. 431 НК РФ). Условия занятости застрахованных лиц (работают они дистанционно или нет) на порядок представления отчетности не влияют.