Как платить отпускные и отражать их в 6-НДФЛ, если отпуск начинается с первого рабочего дня месяца?

Отпускные рассчитываются из среднего заработка, порядок определения которого закреплен в ч. 4 ст. 139 ТК РФ и п. 10 Положения, утв. постановлением Правительства России от 24.04.2025 № 540 (далее – Положение № 540).

Для расчета среднего дневного заработка необходимо определить фактически начисленные суммы в течение расчетного периода. Расчетный период составляет 12 месяцев, предшествующих месяцу сохранения заработка. При этом месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е (29-е) число включительно). Если сотрудник идет в отпуск с 1 апреля 2026 года, то расчетным периодом для него будет 1 апреля 2025 г. – 31 марта 2026 г.

Отпускные должны быть выплачены сотруднику за три календарных дня до начала отпуска. В случае ухода в отпуск с 1 апреля отпускные должны быть выплачены не позднее 27 марта 2026 года. Поскольку при расчете среднего заработка 27 марта не могут быть учтены все доходы за март, то после начисления заработной платы за месяц необходимо пересчитать средний заработок и доплатить положительную разницу.

Обычно в таких ситуациях используется понятие "разумный срок" (например, срок выплаты следующей заработной платы за первую или вторую половину месяца). Так как по трудовому законодательству эта сумма отпускными не является, выплатить ее можно в сроки, установленные работодателем (после расчета вместе с заработной платой за первую или вторую половину месяца). Безопасным вариантом считаем установление срока такой доплаты в локальных нормативных актах работодателя (ПВТР, Положение об оплате труда и т. п.).

Если разница будет отрицательной, эту сумму работодатель удержать по собственной инициативе не вправе (ст. 137 ТК РФ). Поэтому работник может вернуть сумму самостоятельно либо написать заявление об удержании этой суммы при следующей выплате заработной платы.

НДФЛ с суммы отпускных необходимо удержать в день фактического перечисления сотруднику, т. е. 27.03.2026, а уплатить НДФЛ – не позднее 06.04.2026, поскольку 5 апреля – это выходной день (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Если работодатель производит доплату, то датой получения дохода в целях уплаты НДФЛ будет дата фактической выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Таким образом, удержать НДФЛ необходимо в день перечисления сотруднику, а перечислить НДФЛ в бюджет – в зависимости от даты выплаты (удержания) (п. 6 ст. 226 НК РФ):

• если выплата будет произведена с 1 по 22 апреля включительно, то уплатить НДФЛ в бюджет нужно не позднее 28.04.2026;
• если доплата будет перечислена с 23 по 30 апреля, то уплатить НДФЛ в бюджет необходимо не позднее 05.05.2026.

Порядок заполнения расчета 6-НДФЛ регулируется приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (далее – Порядок).

В разделе 1 расчета по строке 020 указывается сумма НДФЛ, подлежащая перечислению с начала налогового периода (по всем физическим лицам) (п. 25 Порядка).

Строки 021 – 026 заполняются в зависимости от сроков уплаты в бюджет удержанного налога.

С учетом сроков уплаты НДФЛ и Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ налог с отпускных, выплаченных 27 марта, будет отражен в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2026 года, а НДФЛ с доплаты (если она будет произведена) – в расчете 6-НДФЛ за полугодие 2026 года.

Если отпускные выплачены излишне и эта сумма будет удержана в рамках одного налогового периода (календарного года), то:

• раздел 1 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2026 года подается с актуальными данными, т. е. по строке 020 указывается сумма НДФЛ с отпускных с учетом пересчета;
• в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2026 года по строкам 140 и 160 показываются суммы начисленного и удержанного налога до пересчета, за полугодие подаются актуальные данные (строки 140 и 160 корректируются с учетом пересчета и возврата НДФЛ).