Как подтвердить расходы на грузоперевозки: документы для налогового учета

Вопрос документального подтверждения расходов на грузоперевозки крайне важен для любого бизнеса. От того, насколько полно и правильно оформлены документы, зависит, сможет ли компания учесть эти затраты при расчете налога на прибыль, избежав претензий со стороны налоговых органов. В этой статье мы разберем, какие документы необходимы и как их правильно оформить, со ссылкой на актуальные требования законодательства и судебную практику.

Какие документы требуются для подтверждения расходов

Для обоснования расходов на грузоперевозки необходим комплекс первичных учетных документов. Их состав зависит от конкретной ситуации, но ключевой набор обычно включает следующие позиции:

• Договор на перевозку грузов. Это основной документ, определяющий права и обязанности сторон. В нем должны быть прописаны условия перевозки, ответственность, порядок расчетов и прочие существенные условия.
• Договор-заявка на перевозку груза. Оформляется на каждую конкретную поездку и содержит детали: тип, вес и габариты груза, маршрут, данные автомобиля, сроки, адреса загрузки и доставки, контактные лица.
• Транспортная накладная (ТН). Является основным документом, сопровождающим груз, и подтверждает факт оказания услуг по перевозке.
• Товарно-транспортная накладная (ТТН), Счет-фактура, Универсальный передаточный документ (УПД). Эти документы связывают процесс перевозки с процессом купли-продажи товара и необходимы для учета НДС.
• Акт о доставке груза. Подписывается грузополучателем и подтверждает, что услуга была оказана в полном объеме и груз прибыл в целостности и сохранности.
• Путевой лист грузового автомобиля. Обязательный документ, без которого управление транспортным средством для выполнения коммерческой перевозки запрещено. Он также подтверждает эксплуатацию автомобиля в служебных целях.

Ключевые реквизиты и информация в документах

Вот на что стоит обратить особое внимание при оформлении:

• Детали перевозки: В документах должны быть четко указаны условия, сроки и полный маршрут перевозки, включая пункты отправления и прибытия.
• Информация о транспорте и водителе: Важно указывать марку и государственный номер автомобиля, а также информацию о водителе, осуществляющем перевозку.
• Подробное описание груза: Наименование, количество, масса (брутто/нетто), габаритные размеры, тип тары и упаковки.
• Реквизиты и подписи сторон: Документы должны быть надлежащим образом подписаны представителями всех сторон процесса — перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя.

ЕТД, который становится обязательным с 1 сентября 2025 года, аккумулирует в себе большую часть этой информации. Согласно утвержденной форме, он должен содержать:

• Сведения о перевозчике, грузоотправителе и грузополучателе.
• Предмет договора (что перевозится).
• Полный маршрут перевозки.
• Подробную информацию о грузе.
• Условия перевозки каждым видом транспорта на всем маршруте.
• Размер платы за перевозку.

Требования к оформлению ЕТД

• Бумажная форма: Заполняется на одном листе формата А4 с одной стороны без исправлений. Запрещается использовать копии документа или печатать его на нескольких листах.
• Электронная форма: Формируется в системах перевозчика с присвоением уникального номера и обменивается через оператора ЭПД с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Рекомендации по учету и оптимизации

Помимо правильного оформления разовых перевозок, стоит выстроить и общую систему работы с такими расходами.

1. Соблюдайте сроки и порядок хранения. Договоры, накладные, акты и путевые листы являются первичными учетными документами. Согласно законодательству, они должны храниться в течение не менее 5 лет. С 1 сентября 2025 года для экспедиторов установлено правило хранения архива договоров транспортной экспедиции не менее трех лет.
2. Используйте электронный документооборот (ЭДО). Переход на электронные формы документов, такие как ЭТН (электронная транспортная накладная) или электронный ЕТД, позволяет минимизировать риски потери документов, ускорить их обработку и повысить прозрачность процесса. С 1 сентября 2026 года оформление грузовых накладных и экспедиторских документов исключительно в электронной форме станет обязательным.
3. Внимание к новым требованиям 2025-2026 годов.
   • С 1 сентября 2025 — обязательное применение Единого транспортного документа (ЕТД) для прямых смешанных перевозок.
   • С 1 сентября 2025 — ужесточение ответственности для транспортно-экспедиционных компаний, включая существенные штрафы за нарушения.
   • С 1 марта 2026 — начало функционирования единого государственного реестра экспедиторов. Работа без включения в реестр будет невозможна.
   • С 1 сентября 2026 — обязательный электронный документооборот для грузовых накладных и экспедиторских документов.