Как применять ЭТрН с 1 сентября 2026 года

Что такое МЧД и для чего она нужна

Электронные документы от имени организации может подписывать своей электронной подписью руководитель этой организации, либо сотрудники, которым выдана машиночитаемая доверенность (МЧД) от имени организации (либо от имени ИП).

Правила использования МЧД установлены статьями 17.2-17.5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее – Закон об электронной подписи), а возможность ее представления при подписании электронных документов представителем следует из ст. 17.2 Закона об электронной подписи.

Таким образом, МЧД – это электронный аналог бумажной доверенности, которая позволяет уполномоченным сотрудникам подписывать ЭПД от имени организации и ИП электронной подписью физического лица. Сертификат усиленной электронной квалифицированной подписи (УКЭП) потребуется всем сторонам перевозки – грузоотправителю, грузополучателю, перевозчику.

Так, с МЧД подписывать ЭТрН сможет любой сотрудник указанных организаций (в том числе, сотрудники склада, водители и т.п.). Стоит учитывать, что водитель ЭТрН не подписывает, он всего лишь подтверждает факт разгрузки и загрузки, поэтому ему сертификат УКЭП не нужен. Ему достаточно простой электронной подписи. Однако, если водитель одновременно выполняет обязанности логиста, диспетчера и т.п., то для подписания соответствующих титулов, то ему необходима УКЭП и МЧД.

Порядок оформления МЧД для подписания ЭПД

Заявка на регистрацию МЧД формируется в учетном решении.

Для каждого сотрудника, который будет участвовать в обмене, оформляется отдельная МЧД.

Указание полномочий – одно из требований к содержанию МЧД согласно приказу № 857, из которого следует, что полномочия представителя – неотъемлемая часть МЧД. Стандартного перечня полномочий, которые должны быть включены в МЧД для подписания ЭПД нет. Обычно в этих целях в МЧД включают полномочия на подписание электронных перевозочных документов того вида, с которым работает сотрудник, а при необходимости – отдельные полномочия на их направление, получение и согласование в ГИС ЭПД.

Коды полномочий берутся из единого классификатора полномочий, который ведет ФНС России как головной удостоверяющий центр. Порядок его формирования и обновления утв. приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 856.

В зависимости от набора его полномочий, можно указать следующие коды:

• BBDOCS_DOCS_DCSALL_SRCDOC_SOURCEDOCS5 – подписание товарных, товарно-транспортных, транспортных накладных, универсальных передаточных документов (УПД);
• BBDOCS_DOCS_DCSALL_SRCDOC_SOURCEDOCS6 – подписание товарных накладных;
• BBDOCS_DOCS_DCSALL_SRCDOC_SOURCEDOCS7 – подписание товарно-транспортных накладных;
• BBDOCS_DOCS_DCSALL_SRCDOC_SOURCEDOCS8 – подписание транспортных накладных;
• BBDOCS_CNTRCT_LBR_LABOUR_DOCSLABOUR7 – утверждение и подписание внутренних локальных документов, таких как путевые листы;
• BTBO_00000003 – подписание счетов-фактур/УПД;
• DIT_CL0002 – подписание документов о приемке в электронной форме (универсальные передаточные документы, УПД), счетов-фактур, товарной накладной.

Транспортная накладная (далее – ТрН) – это документ, который подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом (п. 2 ст. 785 ГК РФ).

По договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется оплатить такую перевозку (уплатить установленную плату). Таким образом, если заключается договор перевозки, по которому отправитель груза нанимает перевозчика и оплачивает ее, то необходимо составление транспортной накладной.

Необходимость оформления ТрН при автомобильных перевозках закреплена также в ч. 1 и 2 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее – УАТ). Форма транспортной накладной и порядок ее оформления или формирования устанавливаются правилами перевозок грузов, утв. постановлением Правительства России от 21.12.2020 № 2200 (далее – Правила перевозок грузов) (ч. 2 ст. 8 УАТ).

Для других видов транспорта (Ж/Д, авиа, водный) предусмотрены свои специфические формы документов (например, железнодорожная накладная или коносамент).

Перевозка может производится не только на основании отдельного договора, но и (п. 7 Правил перевозок грузов):

• при принятии перевозчиком к исполнению заказа (если договор еще не заключен);
• при принятии перевозчиком заявки грузоотправителя (при наличии рамочного договора – договора об организации перевозок на основании ст. 798 ГК РФ). Подробнее о заключении рамочных договоров см. статью.

Таким образом, если договор перевозки не заключен или заключен рамочный договор, оформление заказа-заявки обязательно. Оформляет этот документ грузоотправитель и направляет перевозчику (п. 8 Правил перевозки грузов).

При этом, если заключен не договор перевозки (или договор об организации перевозок), а договор транспортной экспедиции, то транспортная накладная между заказчиком перевозки и экспедитором не составляется. Но если экспедитор заключает договор перевозки с перевозчиком, то ТрН оформляется. О различиях между договором перевозки и договором транспортной экспедиции, см. здесь.

Какие сведения указываются в ЭТрН

Правила обмена ЭТрН утверждены постановлением Правительства России от 21.05.2022 № 931 (далее – Постановление № 931).

Обязательных файлов обмена (Титула) – всего 4 (п. 2 Формата № 1065), они соответствуют основным этапам перевозки. При этом, одну из ведущих ролей в документообороте выполняет водитель, который передает перевозчику данные, необходимые для подписания соответствующего файла обмена (Титула).

Обмен происходит в несколько этапов (обмен начинает грузоотправитель).

• Этап 1. Грузоотправитель формирует Титул 1.
• Этап 2. Водитель перевозчика проверяет все данные о грузе (с помощью мобильного приложения 1С-ЭПД) и подтверждает прием груза (на этом этапе подписания файла обмена не происходит).
• Этап 3. Ответственное лицо перевозчика, увидев подтверждение водителя, формирует Титул 2.
• Этап 4. Грузоотправитель принимает груз и формирует Титул 3.
• Этап 5. Водитель перевозчика подтверждает передачу груза (с помощью мобильного приложения 1С-ЭПД).
• Этап 6. Ответственный сотрудник перевозчика формирует Титул 4 и заканчивает обмен.

Кратко опишем содержание файлов обмена (Титулов) и особенности обмена ими.

Также могут формироваться дополнительные Титулы (файлы).

• Титул 7 – если была переадресовка груза, в том числе покупатель не принял груз (формирует перевозчик, содержит сведения раздела 9 транспортной накладной). В дальнейшем после доставки груза в новое место назначения и его выдаче новым грузополучателем формируется Титул 3, а перевозчиком – Титул 4;
• Титул 8 – если была замена водителя и (или) транспортного средства (формирует перевозчик, содержит сведения раздела 6 и 7 транспортной накладной).

О том, как действовать в 1С при замене водителя или транспортного средства, см. статью.

Если стороны не планируют подписывать отдельный акт оказанных услуг перевозки либо УПД и хотят использовать для целей БУ и НУ транспортную накладную, перевозчик создает файл обмена (Титул 5), в котором указывает:

• дату и время составления;
• информацию о передаче груза грузополучателю;
• стоимость перевозки;
• сумму предъявляемого грузоотправителю НДС.

Эти данные содержат сведения раздела 12 транспортной накладной.

Файл подписывает лицо, ответственное за оформление первичных документов перевозчика (используется УКЭП или УНЭП).

Аналогичным образом перевозчик действует, если изменяется стоимость перевозки.

Если грузоотправитель согласен с содержанием Титула 5, он формирует ответный Титул 6 (подписывает лицо, ответственное за оформление первичных документов грузоотправителя, при этом используется УКЭП или УНЭП).

В письме ФНС России указано следующее. Транспортная накладная в электронной форме может быть применена как первичный учетный документ исключительно при наличии реквизитов, указанных в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Это означает, что транспортная накладная по формату, утвержденному приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ принимается к бухгалтерскому и налоговому учету при правильном заполнении файлов обмена транспортной накладной (Титулов 5 и 6).

Об оформлении ЭТрН в 1С для использования в БУи НУ в качестве первичного учетного документа, см. здесь.

Обязанность оформлять ЭТрН напрямую зависит от условий договоров и их квалификации с точки зрения ГК РФ.

Поскольку по договору перевозки перевозчик обязуется перевести груз, вверенный ему отправителем, и вручить его получателю, а отправитель – оплатить ему провозную плату (п. 1 ст. 785 ГК РФ), то при решении вопроса о том, нужна транспортная накладная в конкретном правоотношении или нет, необходимо, чтобы:

• должен быть перевозчик – третье лицо, если везти собственный груз, то договора перевозки не возникает, следовательно, транспортная накладная не нужна (например, при самовывозе товара собственным транспортом, или перевозке товара собственным транспортом между своими подразделениями);
• перевозчик перевозит груз, который принадлежит отправителю (т.е. право собственности на груз перешло к отправителю до погрузки);
• должен быть заключен договор перевозки (иные договоры, например, оказания услуг курьерской службы или оказания почтовых услуг, не требуют оформления ЭТрН).

При этом по-прежнему можно оформлять бумажную транспортную накладную при заключении договора перевозки грузов возможно в случаях, указанных в Перечне, утвержденном приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262:

• при оказании услуг по перевозке грузов военного назначения автотранспортом, в которых Минобороны России выступает грузоотправителем или грузополучателем;
• при оказании услуг по перевозке грузов автотранспортом, если грузоотправителем или грузополучателем является иностранное юрлицо, сведения о котором не включены в государственный реестр аккредитованных филиалов, представительств юридических лиц;
• при каботажных автоперевозках грузов, осуществляемых иностранными перевозчиками, зарегистрированными на территории одного из государств ЕАЭС;
• при оказании услуг по перевозке грузов автотранспортом физическому лицу, являющемуся грузоотправителем или грузополучателем, для личных, семейных, домашних или иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд;
• при оказании услуг по перевозке автотранспортом если у участника перевозки нет возможности передать сведения в ГИС ЭПД из-за сбоя программного обеспечения, зафиксированного государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак (ГосСОПКА);
• при отсутствии у участника перевозки доступа в интернет в населенных пунктах из перечня, утв. распоряжением Правительства РФ от 10.07.2025 № 1855-р;
• при оказании услуг по перевозке автотранспортом в случае если грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом;
• при оказании услуг по перевозке автотранспортом драгоценных металлов и драгоценных камней.

В соответствии с п. 1 ст. 510 ГК РФ доставка товара в рамках договора поставки осуществляется поставщиком путем отгрузки их транспортом, предусмотренным договором поставки, и на определенных в договоре условиях. Таким образом, Гражданский Кодекс РФ возлагает обязанность по доставке на поставщика, при этом условия такой доставки стороны могут определить в договоре. Если иное не установлено договором, то право выбора транспорта или определения условий доставки остается за поставщиком (п. 2 ст. 510 ГК РФ).

Условие о доставке в договоре поставки напрямую влияет на обязанность использовать ЭТрН и порядок ее формирования.

Так, стороны могут согласовать:

• способ доставки (а именно, доставляет поставщик товар собственными силами (транспортом), либо это будет сторонний перевозчик, также товар может доставляться курьерской службой);
• порядок распределения расходов на доставку товара (стоимость доставки может включаться в стоимость товара, либо выделяться отдельно (компенсироваться покупателем);
• порядок погрузки-разгрузки.

Условиями договора поставки также может быть предусмотрено, что покупатель забирает товары в месте нахождения поставщика (выборка товаров) (п. 2 ст. 510 ГК РФ).

Покупатель также может забрать товар самостоятельно, либо привлечь перевозчика, а также курьерскую компанию.

Еще одно условие, от которого зависит обязанность сформировать ЭТрН и порядок такого формирования – это переход права собственности на товар. В соответствии со ст. 223 ГК РФ право собственности у покупателя возникает с момента передачи вещи (п. 1 ст. 223 ГК РФ), т.е. с момента ее вручения покупателю, либо сдача перевозчику для отправки приобретателю (п. 1 ст. 224 ГК РФ). Товар считается переданным с момента фактического поступления во владение покупателя или указанного (уполномоченного) им лица. К передаче товара приравнивается также передача любого товарораспорядительного документа на него (п. 3 ст. 224 ГК РФ).

Наконец, последнее условие, которое может оказывать влияние на обязанность и порядок формирования транспортной накладной – это расходы на доставку и их предъявление. Расходы на доставку могут быть заложены в стоимость реализуемых товаров, могут выставляться покупателю отдельно (компенсироваться им), либо распределяться между сторонами (поровну или в какой-то пропорции).

При выборке поставщик считается исполнившим обязанность передать товар в момент предоставления товара в распоряжение покупателя (абз. 3 п. 1 ст. 458 ГК РФ). Фактически речь в этой норме идет о готовности товара к передаче, о которой поставщик должен сообщить покупателю. Стоит учитывать, что момент предоставления товара в распоряжение покупателя может отличаться от момента фактической передачи товара. При этом риск случайной гибели товара переходит именно с даты готовности товара к передаче (п. 1 ст. 459 ГК РФ). Переходит ли в этот же момент права собственности, в нормах не уточняется. Поэтому это условие необходимо согласовать в договоре поставки.

По условиям договора поставки товар доставляет Поставщик транспортом стороннего Перевозчика

Как правило, условие сформулировано в виде обязанности Поставщика доставить товар. При этом в договоре может быть прямо указано, что Поставщик для перевозки привлекает стороннего Перевозчика, либо закреплено право Поставщика на привлечение Перевозчика.

Стоимость доставки может быть уже включена в общую цену товара или выставляться Покупателю отдельной строкой, но в любом случае заказчиком транспорта и плательщиком по договору перевозки является Поставщик.

В этом случае составление ЭТрН обязательно, при этом роли распределяются следующим образом:

• Грузоотправитель: Поставщик (он же формирует ЭТрН и подписывает Титул 1).
• Перевозчик: Транспортная компания (подписывает Титул 2 и Титул 4).
• Грузополучатель: Покупатель (подписывает Титул 3).

Как указывают суды, обязанность поставщика организовать транспортировку продукции является способом исполнения обязательства по поставке товара и не свидетельствует о наличии между сторонами договора транспортной экспедиции (постановление АС Московского округа от 19.08.2025 № Ф05-12706/2025 по делу № А41-5888/2024). При этом даже наличие в договоре условия об оплате покупателем вознаграждения за исполнение поставщиком обязанности по организации перевозки поставляемого товара не влечет безусловной квалификации сложившихся между контрагентами правоотношений в качестве транспортно-экспедиционной деятельности, поскольку такое вознаграждение входит в заранее согласованную сторонами стоимость поставляемого товара (постановление АС Дальневосточного округа от 23.10.2017 № Ф03-2948/2017 по делу № А51-6666/2016). Правила, регулирующие транспортную экспедицию, автоматически не могут распространяться на договоры, опосредующие отношения, связанные с транспортировкой грузов, например, на договоры поставки, содержащие условия о доставке груза покупателю (постановление АС Западно-Сибирского округа от 20.04.2026 № Ф04-115/2026 по делу № А70-4933/2025).

Напомним, что по договору транспортной экспедиции экспедитор организует доставку груза клиента за его счет (ст. 801 ГК РФ), а также оказывает дополнительные услуги, связанные с такой доставкой. Подробнее об отличиях между договором перевозки и транспортной экспедиции см. здесь.

Напомним, что с 1 марта 2026 года организации и ИП, которые ведут транспортно-экспедиционную деятельность, обязаны регистрироваться в Реестре уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности ведется на платформе "ГосЛог" в электронной форме (п. 2 ст. 2.4 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ). А с 1 марта 2027 года такая же обязанность будет возложена на перевозчиков.

По условиям договора поставки товар доставляет Поставщик собственным транспортом

Если поставщик доставляет товар собственным транспортом (в том числе арендованным), при этом право собственности на товар к Покупателю не переходит до момента разгрузки товара, то отношения по перевозке не возникают, и такая доставка является лишь способом исполнения обязанности по передаче товара покупателю в рамках договора поставки (к которому применяются правила купли-продажи, в т.ч. п. 1 ст. 458 ГК РФ).

Однако, ключевую роль в решении вопроса о необходимости составления транспортной накладной играет порядок определения в договоре стоимости такой доставки.

Если стоимости доставка товара Поставщиком включается в стоимость товара, то необходимости оформлять транспортную накладную в электронном виде (или на бумаге) нет. В этом случае, Покупатель признает расходы на доставку в составе стоимости товара, а Поставщик – на основании путевых листов

Однако, если стоимость доставки товара выделена отдельно в стоимости договора (либо компенсируется покупателем), то у него возникают расходы на доставку товара (помимо расходов на приобретение товара). При этом, по мнению Минфина России, если грузоотправитель самостоятельно доставляет товар до склада покупателя (в ситуации, когда стоимость доставки выделена в договоре отдельно), возникают гражданско-правовые отношения при оказании услуг по перевозке, связанные с необходимостью согласования условий и стоимости перевозки груза, а также места и даты доставки груза (письмо от 22.12.2011 № 03-03-10/123). Для подтверждения расходов покупателя на доставку товаров необходима транспортная накладная (письмо Минфина России от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36).

Таким образом, в ситуации, когда доставка товара осуществляется Поставщиком собственным транспортом, именно Покупателю нужна транспортная накладная, чтобы признать расходы (и применить вычет НДС, если есть на него право). Поскольку от факта выделения стоимости доставки в договоре Поставке не меняется сущность правоотношений, то Поставщик, который везет свой собственный товар до склада Покупателя (или в иное указанное Покупателем место), не должен оформлять транспортную накладную. Но он может это сделать, чтобы Покупатель избежал сложностей при учете расходов на доставку.

Порядок оформления в такой ситуации ЭТрН законодательством не определен, поэтому рекомендуем направить письменный запрос в Минтранс России или ФНС России (поскольку именно налоговая служба утвердила электронный формат транспортной накладной).

До получения официальных разъяснений, рекомендуем порядок оформления транспортных накладных (в том числе их форму – бумажную или электронную) в ситуации, когда Поставщик везет товар Покупателю собственным транспортом закрепить в договоре поставки.

По нашему мнению, возможны следующие варианты документального оформления перевозки:

• 1. Грузоотправителем является Покупатель, но он же является и грузополучателем, а Поставщик – Перевозчиком. В этом случае грузоотправителем и грузополучателем будет одно и то же лицо, поэтому согласно приказу Минтранса России от 01.06.2026 № 262, можно не составлять ЭТрН. В этом случае для подтверждения расходов Покупателя Поставщик может выписать бумажную транспортную накладную, но также может оформить и ЭТрН.
• 2. Грузоотправителем является Поставщик, а грузополучателем Покупатель. В этом случае оформлять ЭТрН обязательно. Роли при этом распределяются следующим образом: Грузоотправитель: Поставщик (он же формирует ЭТрН и подписывает Титул 1). Перевозчик: Поставщик (подписывает Титул 2 и Титул 4). Грузополучатель: Покупатель (подписывает Титул 3).

По условиям договора Покупатель забирает товар собственным транспортом

Если Покупатель забирает товар собственным транспортом (в том числе арендованном), право собственности на товар в момент перевозки уже перешло к покупателю, то нет оснований для оформления ЭТрН, поскольку договор перевозки не заключается.

В этом случае для оформления перемещения груза достаточно оформить товарную накладную или УПД. Также документом, необходимым для подтверждения перемещения товара, будет путевой лист.

По условиям договора Покупатель заключает договор со сторонней компанией на перевозку

Если Покупатель заключает договор перевозки, согласно которому сторонняя организация забирает товар Покупателя со склада продавца (из иного места), то договор перевозки признается заключенным между Покупателем и третьим лицом (перевозчиком).

Поскольку Покупатель заключает договор и производит оплату перевозчику, то он указывается в транспортной накладной как в качестве грузоотправителя, так и в качестве грузополучателя. В этой ситуации действуют исключения, установленные приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262, поэтому достаточно оформить бумажную транспортную накладную.

Однако, по желанию стороны могут оформить ЭТрН следующим образом:

• Грузоотправитель: Покупатель (он же формирует Титул 1 ЭТрН).
• Лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП): Поставщик (указывается в отдельном специальном разделе ЭТрН, так как физически груз передается со склада продавца).
• Перевозчик: Сторонняя транспортная компания, привлеченная для вывоза товара покупателем, она же формирует Титул 2 и Титул 4 ЭТрН.
• Грузополучатель: Покупатель (формирует Титул 3).

Поставщик или Покупатель привлекают Экспедитора для организации доставки груза

В этом случае заключается договор транспортной экспедиции. Заключить договор транспортной экспедиции может как Поставщик, так и Покупатель. При заключении договора транспортной экспедиции оформление ЭТрН обязательно, но оно имеет свои особенности в зависимости от роли экспедитора. Подробнее см. статью.

Поставщик или Покупатель привлекают курьерскую фирму для организации доставки груза

Как правило, с курьерской службой заключается договор возмездного оказания услуг по доставке (ст. 779 ГК РФ). Согласно ч. 2 ст. 779 ГК правила этот статьи не применяются к услугам перевозки (гл. 40 ГК РФ) и транспортной экспедиции (гл. 41 ГК РФ). Сам по себе факт использования автомобиля курьерской службой не обязывает стороны оформлять ЭТрН в рамках договора возмездного оказания услуг. Данный документ необходим в том случае, если стороны напрямую заключают договор перевозки груза.

Если курьерская фирма имеет лицензию на оказание услуг почтовой связи доставка оформляется как почтовое отправление (что освобождает компанию от обязанности формировать ЭТрН).

Если организация или ИП заключает договор с курьерской службой, которая имеет лицензию на оказание услуг почтовой связи, то оформлять ЭТрН при доставке товаров не нужно.

Обоснование следующее.

Как правило, с курьерской службой заключается договор оказания услуг по доставке. В качестве исполнителя могут выступать как ИП, так и организации. При этом сама по себе курьерская деятельность не подлежит лицензированию.

Однако, лицензия нужна для оказания услуг почтовой связи (ст. 17 Федерального закона от 17.07.1999 № 176-ФЗ, далее – Закона № 176-ФЗ). При этом согласно ст. 2 Закона № 176-ФЗ услуги почтовой связи – это действия или деятельность по приему, обработке, перевозке, доставке (вручению) почтовых отправлений. А почтовые отправления – адресованные письменная корреспонденция, посылки, прямые почтовые контейнеры.

Таким образом, если курьерская служба производит прием, обработку, перевозку и доставку почтовых отправлений, то она должна получить лицензию на эту деятельность. Также при отправке отправлений важно соблюдать ограничения по пересылке, установленные ст. 22 Закона № 176-ФЗ.

Если курьерская фирма имеет лицензию на оказание услуг почтовой связи, доставка оформляется как почтовое отправление, это освобождает компанию от обязанности формировать ЭТрН.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 1 и 2 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта").

При этом следует иметь в виду, что характер правоотношений при перевозке определяется характеристиками груза. Почтовые отправления (письма, конверты, бандероли, посылки) прямо исключены из требований Федерального закона от 07.06.2025 140-ФЗ, для них ЭТрН не нужна. А если вместо почтового оформления выдается поручение экспедитору, это уже транспортно-экспедиционная деятельность, на которую требования об ЭТрН распространяются в полном объеме. Поэтому важно убедиться, что отправления классифицируются как почтовые.

Таким образом, если договор перевозки не заключается, то составление электронной транспортной накладной не требуется.

Необходимость оформления ЭТрН в этом случае зависит от условий и способа перевозки товара. Если груз перевозится своим транспортом организации, то транспортная накладная не оформляется. Если для перемещения груза привлекается сторонний перевозчик, то нужно оформить бумажную транспортную накладную, но ЭТрН не оформляется. Обоснование следующее.

Необходимость оформления транспортной накладной (ТН) определена требованиями норм п. 2 ст. 785 ГК РФ, п. 20 ч. 1 ст. 2, ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее – УАТ), п. 7 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом (далее – Правила), утвержденных постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200. С 01.09.2026 ТН оформляется в электронном виде, за исключением случаев, указанных в приказе Минтранса России от 01.06.2026 № 262. В числе таких случаев оказание услуг по перевозке автотранспортом в случае если грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом.

Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной (п. 1 ст. 8 УАТ). По договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату (ст. 785 ГК РФ).

Таким образом, если имеют место отношения в рамках договора перевозки, оформление транспортной накладной обязательно, при этом она оформляется в бумажном виде.

Исходя из этого, возможны две ситуации:

• Ситуация 1. Перемещение товаров осуществляется собственным транспортом компании
  Организация перевозит товары с одного своего склада на другой (или между подразделениями) на собственном автомобиле без привлечения сторонних перевозчиков. Оформление транспортной накладной (в т.ч. ЭТрН) не требуется, поскольку отсутствуют основания в рамках договора перевозки. Для внутреннего учета достаточно оформить накладную на внутреннее перемещение (например, по форме ТОРГ-13) и путевой лист.
• Ситуация 2. Для перемещения товаров привлекается сторонний перевозчик
  Для перемещения товаров между подразделениями организация нанимает стороннюю транспортную компанию и заключает с ней договор перевозки. В этом случае обязательно оформление транспортной накладной, однако с учетом исключений, указанных в приказе Минтранса России от 01.06.2026 № 262, оформление электронной транспортной накладной необязательно (поскольку грузоотправителем и грузополучателем будет одно и то же лицо), достаточно оформить бумажную.

Арендатору не нужно оформлять ЭТрН при перевозке собственных грузов с использованием транспортного средства, взятого в аренду с экипажем. Обоснование следующее.

Необходимость оформления транспортной накладной (ТН) определена требованиями норм п. 2 ст. 785 ГК РФ, п. 20 ч. 1 ст. 2, ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее – УАТ), п. 7 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом (далее – Правила), утвержденных постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200. С 01.09.2026 ТН оформляется в электронном виде.

Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной (п. 1 ст. 8 УАТ). По договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату (ст. 785 ГК РФ).

Договор аренды транспортного средства с экипажем регулируется ст. 632 ГК РФ и имеет иную правовую природу, нежели договор перевозки (ст. 785 ГК РФ). Арендатор получает автомобиль во временное владение и пользование. С юридической точки зрения арендатор перевозит груз "своим" транспортом, а отношений в рамках договора перевозки между сторонами нет, поэтому электронная транспортная накладная не нужна.

При этом важно учитывать следующее:

• Оформлять ЭТрН не нужно только при перевозке собственных грузов арендатора. Если арендованное транспортное средство с экипажем используется для оказания услуг по перевозке грузов третьим лицам, арендатор выступает в роли перевозчика, соответственно оформление ЭТрН необходимо.
• Для подтверждения перевозки своего груза ЭТрН не формируется. Сторонам достаточно иметь путевой лист, который по ст. 632 ГК РФ обычно выписывает арендодатель, предоставляющий экипаж, акты оказанных услуг по договору аренды и стандартные товарные накладные (УПД) на сам груз.

Как оформлять ЭТрН при привлечении экспедитора к перевозке

Если к перевозке привлекается экспедитор, порядок оформления электронной транспортной накладной напрямую зависит от его роли в цепочке и того, принимает ли он груз во владение (п. 102 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 (далее – Правила № 2200).

На практике имеют место два основных сценария:

• Ситуация 1. Экспедитор принимает груз в свое владение
  В этом сценарии экспедитор принимает груз на своем промежуточном складе или забирает его у заказчика, выдавая ему экспедиторскую расписку (п. 5 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утв. постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 № 554) и принимая на себя полную ответственность за его сохранность. По отношению к фактическому перевозчику, который будет доставлять груз, экспедитор сам становится грузоотправителем (абз. 2 п. 102 Правил № 2200, п. 4 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта" (УАТ РФ).
  
  Экспедитор от своего имени заполняет, формирует и подписывает файл обмена информации грузоотправителя усиленной квалифицированной электронной подписью (пп. "а" п. 3 Приложения № 1 к постановлению Правительства РФ от 21.05.2022 № 931). При подписании документа усиленной квалифицированной электронной подписью к файлу обмена обязательно прилагается машиночитаемая доверенность экспедитора (п. 2 ч. 1 ст. 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
• Ситуация 2. Экспедитор не принимает груз в свое владение
  В этом случае экспедитор выступает исключительно как организатор процесса. Он физически не контактирует с грузом (груз отправляется напрямую со склада продавца-заказчика), а осуществляет поиск перевозчика, координирует логистику и принимает к исполнению поручение экспедитору (п. 5 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утв. постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 № 554). Экспедиторская расписка при этом не оформляется, так как экспедитор не принимает груз в свое ведение.
  
  В этом сценарии грузоотправителем является заказчик. Именно он формирует, заполняет и подписывает файл обмена информации грузоотправителя (п. 4 ст. 2 УАТ РФ, п. 9 Правил обмена электронными перевозочными документами, утв. постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931).
  
  Несмотря на то, что экспедитор не формирует файлы обмена, сведения о нем и реквизиты договора транспортной экспедиции в обязательном порядке отражаются заказчиком в специальном разделе файла обмена информации грузоотправителя. Это необходимо для подтверждения и обоснования логистических расходов перед налоговыми органами (ст. 252 НК РФ).

В отличии от бумажной транспортной накладной, при оформлении которой на одном листе все участники перевозки ставят подписи и печати, электронная транспортная накладная состоит из нескольких файлов обмена (Титулов).

Основных файла 4, они соответствуют этапам перевозки.

• Этап 1. Грузоотправитель формирует Титул 1.
• Этап 2. Водитель перевозчика проверяет все данные о грузе (с помощью мобильного приложения 1С-ЭПД) и подтверждает прием груза (на этом этапе подписания файла обмена не происходит).
• Этап 3. Ответственное лицо перевозчика, увидев подтверждение водителя, формирует Титул 2.
• Этап 4. Грузоотправитель принимает груз и формирует Титул 3. После этого в системе стороны видят, что груз принят к перевозке.
• Этап 5. Водитель перевозчика подтверждает передачу груза (с помощью мобильного приложения 1С-ЭПД).
• Этап 6. Ответственный сотрудник перевозчика формирует Титул 4 и заканчивает обмен. После этого все стороны перевозки видят статус ЭТрН как завершенный.

Каждый из участников перевозки формирует свой собственный файл (титул), подписывает его электронной подписью и отправляет своему оператору ГИС ЭПД.

ЭТрН состоит из 4 основных титулов (Т1–Т4), которые заполняются в обязательном порядке, и 4 опциональных (дополнительных Т5–Т8), которые заполняются только при определенных обстоятельствах.

Общая схема обмена ЭТрН представлена на рис. 1: