Как внести запись в трудовую книжку при получении сотрудником нового образования: правила, ошибки и решения
Получение сотрудником нового образования — радостное событие как для самого работника, так и для работодателя: квалифицированные кадры повышают потенциал компании. Но перед кадровиком встает важный практический вопрос: как правильно внести запись об образовании в трудовую книжку, не нарушив законодательство и не получив штраф от Государственной инспекции труда (ГИТ)?
Разберем на конкретном примере: сотрудник с дипломом колледжа по специальности «Системный программист» получил диплом бакалавра по направлению «Информатика и вычислительная техника». Что именно и куда нужно вписать в трудовую книжку?
Законодательная база: приказ Минтруда № 320н
Согласно п. 8 Порядка, при получении работником нового образования, профессии или специальности:
- Ранее внесенные записи не зачеркиваются и не признаются недействительными.
- Производится дополнение имеющихся записей или заполняются соответствующие свободные строки.
Это ключевое отличие от процедур исправления ошибочных записей: образование – это не ошибка, а развитие сотрудника, поэтому старый уровень образования остается в истории трудовой книжки.
Уровни образования по закону № 273-ФЗ
Прежде чем внести запись, кадровик должен корректно определить уровень полученного образования в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (ч. 5 ст. 10):
- Среднее профессиональное образование.
- Высшее образование – бакалавриат.
- Высшее образование – специалитет, магистратура.
- Высшее образование – подготовка кадров высшей квалификации.
Правильное указание уровня образования критически важно для дальнейших кадровых решений: назначения на должности, требующие определенной квалификации, начисления надбавок, предоставления льгот и гарантий.
Пошаговый алгоритм внесения записи в трудовую книжку
Разберем практический пример. Сотрудник ранее закончил колледж по специальности «Системный программист» (среднее профессиональное образование) и получил диплом бакалавра по направлению «Информатика и вычислительная техника».
-
Проверка документа об образованииПеред внесением записи кадровик обязан убедиться в подлинности диплома. С 2026 года это делается через ФРДО (Федеральный реестр документов об образовании) на портале Госуслуг.
-
Внесение записи в трудовую книжкуНа титульном листе трудовой книжки вносятся следующие дополнения: В строке «Образование» – через запятую после уже имеющейся записи дописать: «высшее – бакалавриат».
Итог: «Среднее профессиональное, высшее – бакалавриат». В строке «Профессия, специальность» – через запятую добавить: «информатика и вычислительная техника».
Итог: «Системный программист, информатика и вычислительная техника». -
Заверение и хранениеЗапись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии). Трудовая книжка возвращается сотруднику или хранится в кадровой службе в соответствии с правилами хранения.
Типичные ошибки и риски для работодателя
Кадровое делопроизводство – зона повышенной ответственности. Любая неточность в трудовой книжке может обернуться серьезными последствиями:
-
Зачеркивание старых записейГрубейшее нарушение п. 8 Порядка № 320н. Ведет к признанию трудовой книжки испорченной и необходимости ее восстановления.
-
Неправильное указание уровня образованияНапример, написание просто «высшее» без указания «бакалавриат» или «специалитет». Это может создать проблемы при назначении сотрудника на должность, требующую определенного квалификационного уровня.
-
Внесение записи без подтверждающего документаЕсли кадровик впишет образование со слов сотрудника, а диплом окажется поддельным или будет получен в неаккредитованном вузе, работодатель рискует получить иск о незаконном назначении на должность.
-
Нарушение сроков внесенияЗапись должна быть сделана в разумный срок с момента предъявления диплома. Затягивание может быть расценено как нарушение прав работника.
-
Потеря или порча трудовой книжкиВлечет за собой не только административные штрафы, но и обязанность работодателя возместить работнику моральный вред через суд.
Размер штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ
Как решить проблемы и избежать ошибок в кадровом учете?
Чтобы кадровый учет велся безупречно, а компания была защищена от проверок ГИТ и исков сотрудников, существуют несколько эффективных решений:
- Регулярное обучение кадровых специалистов. Законодательство меняется ежегодно, и кадровик должен быть в курсе всех нововведений.
- Автоматизация кадрового делопроизводства. Внедрение 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и СЭД позволяет минимизировать человеческий фактор.
- Внутренний регламент и чек-листы. Создание четких инструкций по каждой кадровой процедуре.
- Аутсорсинг кадрового учета. Передача кадровых функций профессиональной компании — самый эффективный способ избавиться от рутины и рисков.
Профессиональный аутсорсинг кадрового учета от «ИТ Вектор»
Кадровый аутсорсинг – это не просто экономия на штате кадровика, это передача ответственности экспертам, которые гарантируют законность всех операций с документами.
Компания «ИТ Вектор» оказывает комплексные услуги по кадровому учету и аутсорсингу кадрового дела для бизнеса любого масштаба.
Что вы получаете, доверив нам кадры:
Не тратьте время на изучение тонкостей приказа № 320н и риск получения штрафов.
Доверьте кадровые услуги профессионалам, которые берут на себя всю юридическую и операционную ответственность.
ИТ Вектор — аутсорсинг кадрового учета и кадрового дела.
Ваш надежный партнер в кадровой безопасности и налоговом сопровождении бизнеса.