Ранее предприниматели предоставляли сотрудникам дубликаты своих электронных цифровых подписей, чтобы те имели возможность заверять документы в системах электронного документооборота от лица организации. Например, чтобы бухгалтер мог подписывать налоговые декларации для Федеральной налоговой службы от имени индивидуального предпринимателя. Начиная с 1 сентября 2024 года законодательные органы ввели запрет на подобную практику. В качестве альтернативного решения было предложено оформлять сотрудникам квалифицированную электронную подпись физического лица и машиночитаемую доверенность. В данном материале мы подробно рассмотрим принципы работы такой доверенности, ее назначение и процедуру оформления.
Машиночитаемая доверенность, сокращенно МЧД, представляет собой электронный аналог традиционной бумажной доверенности. МЧД четко определяет, каким образом физическое лицо может действовать от имени бизнеса при заверении документов в цифровой среде, взаимодействии с государственными органами и банковскими учреждениями. Технически МЧД является файлом в формате XML. Руководитель организации один раз подписывает доверенность своей квалифицированной электронной подписью (КЭП), после чего сотрудник получает возможность заверять документы от имени компании с использованием собственной КЭП физического лица. Важно отметить, что сотрудник может подписывать только те документы, которые входят в перечень полномочий, указанных в доверенности.
Машиночитаемую доверенность необходимо загружать либо в сервис электронного документооборота, либо в распределенный реестр Федеральной налоговой службы. Система ЭДО автоматически считывает информацию из МЧД и подтверждает правомочность подписи сотрудника.
Нередко возникают ситуации, когда руководителю требуется передать часть своих обязанностей подчиненным. Например, делегировать сотруднику полный контроль над работой в системе маркировки товаров "Честный знак" — данная система необходима для производства и реализации маркированной продукции. Компании обязаны передавать в "Честный знак" информацию о товарах, что возможно исключительно через оператора электронного документооборота.
Другой распространенный сценарий: предприниматель планирует уйти в отпуск и временно передать часть своих функций заместителям — включая полномочия по подписанию кадровой и финансовой документации в ЭДО. Ранее в подобных случаях компании практиковали выдачу сотрудникам дубликатов КЭП руководителей. Такие подписи содержат уникальный криптографический ключ, который подтверждает, что документ заверен непосредственно владельцем подписи. Для информационных систем это выглядело следующим образом: "Иван Антонович Быков лично утвердил документ". Однако такой подход был сопряжен с существенными рисками: специалист, получивший дубликат КЭП, мог подписать абсолютно любые документы компании — кредитную заявку, налоговую декларацию, договор с контрагентом.
Что изменилось с введением машиночитаемой доверенности. Руководителям больше не требуется передавать свою квалифицированную электронную подпись заместителям. Сотрудники получили возможность заверять документы, входящие в их зону ответственности, с использованием личной подписи физического лица в сочетании с машиночитаемой доверенностью. МЧД точно определяет, каким образом сотрудники могут подписывать документы в цифровой среде.
Машиночитаемая доверенность должна содержать сведения о доверителе (представителе бизнеса) и лице, которое будет подписывать документы от его имени. Эта информация заполняется при создании доверенности. Вот полный перечень необходимых данных:
Оформить МЧД можно бесплатно либо через сервис электронного документооборота, либо через официальный сайт Федеральной налоговой службы. Процедура состоит из четырех последовательных шагов:
Дополнительно необходимо настроить в сервисе ЭДО, какие именно документы нельзя подписывать без соответствующей доверенности. После выполнения этих действий система электронного документооборота разрешит сотрудникам подписывать только те документы, которые явно указаны в доверенности.
Важное уточнение: С 1 марта 2025 года юридическую силу имеют исключительно доверенности, зарегистрированные в распределенном реестре ФНС. Машиночитаемую доверенность по-прежнему можно создавать в системах ЭДО, но критически важно, чтобы впоследствии сервис или сам пользователь отправили доверенность в Федеральную налоговую службу.
Директор компании обладает правом выдать доверенность любому сотруднику. Однако руководитель отдела или подразделения не может самостоятельно, без специальных полномочий, делегировать свои права подчиненным. Для реализации такой возможности ему требуется машиночитаемая доверенность от директора, содержащая право передоверия.
В доверенности с правом передоверия обязательно указываются:
Существует два основных способа передачи полномочий:
При любой схеме передоверия полномочия каждой новой МЧД не могут превышать полномочия исходной (родительской) доверенности. Машиночитаемые доверенности позволяют руководителю эффективно делегировать задачи и освобождать время для решения стратегических вопросов.
Оставьте свои контакты и мы свяжемся с вами в ближайшее время