Харьковская 2а
г. Омск
+7 (913) 961-38-13
+7 (3812) 29-01-00
заказать звонок
Задать вопрос?
Корзина
0

Машиночитаемая доверенность: работа в 2025 году

26.06.2025

Ранее предприниматели предоставляли сотрудникам дубликаты своих электронных цифровых подписей, чтобы те имели возможность заверять документы в системах электронного документооборота от лица организации. Например, чтобы бухгалтер мог подписывать налоговые декларации для Федеральной налоговой службы от имени индивидуального предпринимателя. Начиная с 1 сентября 2024 года законодательные органы ввели запрет на подобную практику. В качестве альтернативного решения было предложено оформлять сотрудникам квалифицированную электронную подпись физического лица и машиночитаемую доверенность. В данном материале мы подробно рассмотрим принципы работы такой доверенности, ее назначение и процедуру оформления.

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность, сокращенно МЧД, представляет собой электронный аналог традиционной бумажной доверенности. МЧД четко определяет, каким образом физическое лицо может действовать от имени бизнеса при заверении документов в цифровой среде, взаимодействии с государственными органами и банковскими учреждениями. Технически МЧД является файлом в формате XML. Руководитель организации один раз подписывает доверенность своей квалифицированной электронной подписью (КЭП), после чего сотрудник получает возможность заверять документы от имени компании с использованием собственной КЭП физического лица. Важно отметить, что сотрудник может подписывать только те документы, которые входят в перечень полномочий, указанных в доверенности.

Машиночитаемую доверенность необходимо загружать либо в сервис электронного документооборота, либо в распределенный реестр Федеральной налоговой службы. Система ЭДО автоматически считывает информацию из МЧД и подтверждает правомочность подписи сотрудника.

Для чего нужна машиночитаемая доверенность

Нередко возникают ситуации, когда руководителю требуется передать часть своих обязанностей подчиненным. Например, делегировать сотруднику полный контроль над работой в системе маркировки товаров "Честный знак" — данная система необходима для производства и реализации маркированной продукции. Компании обязаны передавать в "Честный знак" информацию о товарах, что возможно исключительно через оператора электронного документооборота.

Другой распространенный сценарий: предприниматель планирует уйти в отпуск и временно передать часть своих функций заместителям — включая полномочия по подписанию кадровой и финансовой документации в ЭДО. Ранее в подобных случаях компании практиковали выдачу сотрудникам дубликатов КЭП руководителей. Такие подписи содержат уникальный криптографический ключ, который подтверждает, что документ заверен непосредственно владельцем подписи. Для информационных систем это выглядело следующим образом: "Иван Антонович Быков лично утвердил документ". Однако такой подход был сопряжен с существенными рисками: специалист, получивший дубликат КЭП, мог подписать абсолютно любые документы компании — кредитную заявку, налоговую декларацию, договор с контрагентом.

Что изменилось с введением машиночитаемой доверенности. Руководителям больше не требуется передавать свою квалифицированную электронную подпись заместителям. Сотрудники получили возможность заверять документы, входящие в их зону ответственности, с использованием личной подписи физического лица в сочетании с машиночитаемой доверенностью. МЧД точно определяет, каким образом сотрудники могут подписывать документы в цифровой среде.

Что должно быть в МЧД

Машиночитаемая доверенность должна содержать сведения о доверителе (представителе бизнеса) и лице, которое будет подписывать документы от его имени. Эта информация заполняется при создании доверенности. Вот полный перечень необходимых данных:

  • Сведения о доверенности: официальное название, уникальный номер и срок действия МЧД. Первые два параметра можно сгенерировать автоматически или определить самостоятельно. Срок действия в большинстве систем устанавливается по умолчанию — обычно это один год. Данный параметр можно изменить вручную, например, оформить бессрочную доверенность. Однако с точки зрения безопасности рекомендуется устанавливать ограниченные сроки и выпускать новую МЧД при необходимости.
  • Данные доверителя: Для юридических лиц указывается ИНН, КПП, ОГРН, полное наименование организации, а также юридический адрес, ФИО и СНИЛС руководителя. Для индивидуальных предпринимателей — ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП.
  • Данные представителя: Это персональная информация о сотруднике — полное ФИО, дата рождения, паспортные данные, номер СНИЛС, ИНН.
  • Полномочия представителя: Их можно выбрать из официального классификатора на сайте ФНС или в интерфейсе сервиса ЭДО, либо ввести вручную.

Как оформить машиночитаемую доверенность

Оформить МЧД можно бесплатно либо через сервис электронного документооборота, либо через официальный сайт Федеральной налоговой службы. Процедура состоит из четырех последовательных шагов:

  1. Создать МЧД в используемой системе ЭДО либо заполнить специальную форму на сайте ФНС.
  2. Указать все необходимые данные, перечисленные в предыдущем разделе. Сервис или налоговая служба автоматически сформируют файл и предоставят его для подписания.
  3. Подписать доверенность квалифицированной электронной подписью директора (УКЭП).
  4. Загрузить подписанную МЧД в распределенный реестр ФНС или сохранить в системе электронного документооборота компании.

Дополнительно необходимо настроить в сервисе ЭДО, какие именно документы нельзя подписывать без соответствующей доверенности. После выполнения этих действий система электронного документооборота разрешит сотрудникам подписывать только те документы, которые явно указаны в доверенности.

Важное уточнение: С 1 марта 2025 года юридическую силу имеют исключительно доверенности, зарегистрированные в распределенном реестре ФНС. Машиночитаемую доверенность по-прежнему можно создавать в системах ЭДО, но критически важно, чтобы впоследствии сервис или сам пользователь отправили доверенность в Федеральную налоговую службу.

Как и зачем передоверять МЧД

Директор компании обладает правом выдать доверенность любому сотруднику. Однако руководитель отдела или подразделения не может самостоятельно, без специальных полномочий, делегировать свои права подчиненным. Для реализации такой возможности ему требуется машиночитаемая доверенность от директора, содержащая право передоверия.

В доверенности с правом передоверия обязательно указываются:

  • Непосредственно возможность передоверия полномочий.
  • Ссылка на исходную (родительскую) МЧД — файл, подтверждающий право сотрудника передавать полномочия дальше. Указываются номер доверенности, дата выдачи и реквизиты доверителя.
  • Конкретные полномочия, передаваемые по передоверию.
  • Разрешение или запрет на дальнейшее передоверие.

Существует два основных способа передачи полномочий:

  • Прямая схема: Директор выдает МЧД с правом передоверия одному сотруднику. Например, главному бухгалтеру. Этот сотрудник получает право передоверить полномочия другим лицам и может выдать любое количество доверенностей уже без участия директора. При этом рядовые сотрудники не могут передавать полномочия по цепочке.
  • Цепочная схема: Директор выдает МЧД одному сотруднику с правом передоверить полномочия следующему. Тот передает ответственность дальше, и так может продолжаться по цепочке. В данной схеме каждый последующий специалист получает МЧД на основании предыдущей (родительской) доверенности. Если любую доверенность в цепочке отозвали или у нее истек срок действия, все производные МЧД автоматически теряют юридическую силу.

При любой схеме передоверия полномочия каждой новой МЧД не могут превышать полномочия исходной (родительской) доверенности. Машиночитаемые доверенности позволяют руководителю эффективно делегировать задачи и освобождать время для решения стратегических вопросов.


Заказать консультацию

Оставьте свои контакты и мы свяжемся с вами в ближайшее время