Можно ли отправить в ответ на требование документ в формате PDF со штампом подписи из ЭДО
Вопрос
Достаточно ли при направлении через 1С ответа на требование налогового органа приложить документы, подписанные в ЭДО "Контур.Диадок", в формате PDF с напечатанными реквизитами электронных подписей? Или требуется представление выгруженного из системы документооборота ZIP-архива с полным комплектом подписей?
Ответ
Направлять PDF-файлы со штампом ЭДО в ответ на требование ИФНС недопустимо, если запрашиваемые документы изначально создавались в утвержденном XML-формате. Электронные документы, составленные по установленным ФНС России форматам, должны передаваться в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) только в электронном виде (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Порядок выгрузки документов и их отправки через сервис "1С-Отчетность" зависит от категории файлов.
Формализованные документы (УПД, счета-фактуры)
Их формат утвержден приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. ИФНС принимает такие файлы исключительно в XML-виде. В связи с этим в системе "Контур.Диадок" необходимо выгружать эти документы с помощью функции "Документ с подписью (подходит для представления в ФНС)". Полученный ZIP-архив, содержащий файлы XML и файлы отсоединенных электронных подписей, загружается в "1С-Отчетность". Программа в автоматическом режиме сопоставит файлы с подписями, считает реквизиты сторон и сформирует корректную XML-опись для инспекции.
Неформализованные документы (договоры, соглашения)
Если договоры изначально подписывались сторонами в формате PDF, можно представить их в налоговый орган в виде PDF-файлов в виде скан-образов (п. 2 ст. 93 НК РФ). Наличие штампа ЭДО на самом бланке не считывается системами ФНС, поэтому при загрузке PDF в "1С-Отчетность" необходимо вручную заполнить реквизиты карточки документа (дату, номер, сумму, ИНН контрагента и код вида документа). Эти текстовые данные обязательны для включения файлов в состав электронной описи. При загрузке PDF-файла к нему обязательно прилагаются файлы электронных подписей сторон. Отметим, для договоров есть XML-формат, утв. приказом ФНС России от 16.02.2023 № ЕД-7-26/115@, однако организации вправе использовать также формат PDF (письмо ФНС России от 24.05.2019 № ЕД-4-2/9885@).
при этом формирование и передача скан-описи, а также правила включения в нее файлов формата PDF осуществляются в соответствии с порядком, утвержденным приказом ФНС России от 18.06.2025 № ЕД-7-26/535@.
Как отвечать на требования ФНС из 1С: сервис «1С-Отчетность»
Установим, настроим, окажем поддержку — компания «ИТ Вектор» помогает подключить и настроить сервис «1С-Отчетность» для корректной отправки ответов на требования налогового органа.
«1С-Отчетность» встроена в программы 1С: все действия с отчетностью и ответами на требования производятся в знакомом интерфейсе без переключения в другие программы, выгрузки и загрузки файлов и без повторного заполнения форм. Сервис вовремя предупредит о поступившем запросе, поможет подготовить ответ и отправить его нажатием одной кнопки.
Чтобы сервис «1С-Отчетность» работал корректно, а форматы документов соответствовали актуальным требованиям ФНС, программа должна быть на официальной поддержке. Для пользователей ИТС ПРОФ сдача отчетности одного юридического лица или индивидуального предпринимателя включена в стоимость договора.
Нужна помощь с ответом на требование ФНС?
Доверьте подключение и сопровождение «1С-Отчетность» профессионалам «ИТ Вектор» — отвечайте на требования без ошибок и штрафов.
ИТ Вектор — аутсорсинг бухгалтерии и кадрового дела, сопровождение 1С.
Ваш надежный партнер в налоговой безопасности и цифровой трансформации бизнеса.