Можно ли первичные документы передавать по ЭДО в формате pdf
Обоснование ответа
С 1 января 2026 года налогоплательщики не вправе обмениваться по ЭДО электронными документами, составленными по утвержденным форматам (товарная накладная и акт выполненных работ), в связи с вступлением в силу приказа ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Изменения касаются только тех, кто до 2026 года принимал и отправлял товарные накладные и акты выполненных работ по форматам, утвержденным приказами ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@.
При этом и после 01.01.2026 сохраняется возможность создавать первичные учетные документы в виде неформализованных электронных документов, а также на бумаге.
Взаимодействие с налоговыми органами
Отметим, согласно положениям п. 2 ст. 93 НК РФ, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронной форме по ТКС в неизменном виде.
Если документы в электронной форме составлены не по установленным ФНС России форматам, они представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных налогоплательщиком копий с отметкой о подписании документа электронной подписью (письмо ФНС России от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048). Также копии могут быть представлены в ИФНС в виде пакета сканированных документов, подписанного усиленной электронной подписью (письмо ФНС России от 04.02.2025 № ЕА-2-6/1316@).
Таким образом, с 2026 года перестали действовать только утвержденные ФНС России форматы представления документа о передаче товаров при торговых операциях и о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме. При этом сохранилась возможность создавать первичные учетные документы в виде неформализованных электронных документов (в т. ч. в формате pdf).
Сравнительная таблица
| Вид документа | До 2026 года | С 2026 года |
|---|---|---|
| УПД | Можно передавать в формате XML (формализованный) | Можно передавать в формате XML (формализованный) – без изменений |
| Акты выполненных работ, товарные накладные | Можно было передавать в формализованном виде по утвержденным форматам | Формализованные форматы отменены. Можно передавать в неформализованном виде (например, pdf) или на бумаге |
| Иные первичные документы | Можно передавать в неформализованном виде | Можно передавать в неформализованном виде – без изменений |
Важные замечания
- Неформализованные документы (pdf, jpeg, иные форматы) могут использоваться для внутреннего и межкорпоративного документооборота.
- При направлении в налоговый орган такие документы представляются на бумажных носителях или в виде сканированных копий, подписанных электронной подписью.
- Для обмена с контрагентами стороны вправе самостоятельно согласовать формат и порядок обмена неформализованными документами.
Важно: Отмена формализованных форматов для актов и накладных не означает запрет на их использование. Стороны могут продолжать обмениваться документами в ранее принятых форматах по соглашению.
Краткий итог
- С 2026 года формализованные форматы для актов выполненных работ и товарных накладных отменены.
- Передавать такие документы по ЭДО можно в неформализованном виде, например в pdf.
- УПД по-прежнему передается в формализованном виде (xml).
- При представлении в налоговые органы неформализованные документы направляются на бумаге или в виде сканов, подписанных электронной подписью.
ИТ Вектор — ваш надежный партнер в цифровизации бизнеса. Мы предлагаем полный спектр ИТ-услуг: от внедрения и сопровождения «1С», защиты данных и настройки Bitrix24 до разработки современных сайтов и реализации проектов по импортозамещению. Работаем, чтобы ваш бизнес работал как часы.