Можно ли в 2026 году подтверждать расходы и вычеты НДС УПД собственного формата?

20.03.2026

Вопрос
Если в 2026 году поставщик присылает ТОРГ-12 по собственному электронному формату в PDF или Excel, можно ли такой документ принять к учету и подтвердить вычет по НДС?

Ответ: С 2026 года подтверждать вычеты НДС УПД собственного (неформализованного) электронного формата нельзя. Для вычетов НДС требуется использовать только утвержденный ФНС России формат УПД версии 5.03. Для подтверждения расходов по налогу на прибыль организация может использовать УПД собственного формата.

Пояснение

С 01.01.2026 электронные УПД должны соответствовать формату 5.03, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Применение УПД нового формата обусловлено тем, что с 2026 года старые форматы электронных документов (товарные накладные и акты выполненных работ) отменены (п. 1 приказа ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@).

УПД со статусом "1" заменяет счет-фактуру на отгрузку (товаров, работ, услуг) и накладную или акт о выполнении работ, оказании услуг. Такой УПД является основанием для принятия к учету товаров, работ, услуг и подтверждением вычета НДС.

При этом отметим, что в 2026 году не будет нарушением создание и обмен первичными учетными документами в другом формате, который поддерживается оператором ЭДО, а также в бумажном виде для целей налогового учета. Например, в 2026 году контрагенты могут продолжать обмениваться бумажными актами и электронными счетами-фактурами (Информация ФНС России от 07.10.2025). Подробнее см. здесь.

Однако неформализованные форматы УПД (PDF, JPG, Excel) не подойдут для передачи в электронном виде по требованию ИФНС. Использование УПД собственного формата при ЭДО для вычета НДС не допускается, так как счет-фактура должен соответствовать XML-формату, утвержденному ФНС России (п. 2, 6 ст. 169 НК РФ). Применение неформализованных документов для вычета НДС приведет к отказу ИФНС.

Сравнение возможностей использования УПД разных форматов

Вид документа	Формат	Подтверждение расходов	Подтверждение вычета НДС
УПД со статусом "1"	XML (формат 5.03, утв. ФНС)	✓ Да	✓ Да
УПД собственного формата	PDF, Excel, JPG и т.д.	✓ Да	✗ Нет
ТОРГ-12 (бумажный)	Бумажный	✓ Да	✗ Нет (требуется счет-фактура)
Счет-фактура (бумажный)	Бумажный	—	✓ Да

Что делать, если поставщик прислал документ в неформализованном виде?

Для целей бухгалтерского учета и подтверждения расходов по налогу на прибыль такой документ можно принять (как первичный документ).
Для вычета НДС необходимо наличие счета-фактуры, соответствующего утвержденному формату (XML 5.03) или бумажного счета-фактуры.
Если поставщик прислал только неформализованный документ, запросите у него отдельно счет-фактуру (в XML или на бумаге).

Краткий итог

С 2026 года для вычета НДС можно использовать только УПД в формате XML 5.03 (или бумажные счета-фактуры).
УПД собственного неформализованного формата (PDF, Excel) не подходят для вычета НДС, но могут использоваться для подтверждения расходов.
Обмен неформализованными документами (PDF, Excel) между контрагентами не запрещен, но они не заменяют счет-фактуру для целей НДС.

#УПД #НДС #вычетНДС #ЭДО #формат5.03 #ФНС #ТОРГ12 #счетфактура #расходы #налогнаприбыль #XML #неформализованныедокументы #изменения2026

ИТ Вектор — ваш надежный партнер в цифровизации бизнеса. Мы предлагаем полный спектр ИТ-услуг: от внедрения и сопровождения «1С», защиты данных и настройки Bitrix24 до разработки современных сайтов и реализации проектов по импортозамещению. Работаем, чтобы ваш бизнес работал как часы.

Заказать консультацию

Оставьте свои контакты и мы свяжемся с вами в ближайшее время

Все новости