Нужно ли дублировать электронную первичку на бумаге?
Обоснование ответа
Электронный документ имеет юридическую силу, только если подписан квалифицированной электронной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, далее – Закон № 63-ФЗ). Такой документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ. Исключение – случаи, когда законодательством установлено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе.
Информация, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной подписью, признается равнозначной документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, только в случаях, установленных законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).
Следовательно, если контрагенты обмениваются электронными документами, подписанными соответствующей электронной подписью, дублировать их подписание на бумажном носителе не требуется.
При этом если первичный документ на отгрузку по ЭДО отправляется не с товаром, а позже, то факт его приемки можно подтвердить актом приема передачи на бумаге. Форму такого акта организация вправе разработать самостоятельно с учетом требований ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Сравнительная таблица
| Способ обмена документами | Юридическая сила | Необходимость дублирования на бумаге |
|---|---|---|
| ЭДО с КЭП (квалифицированная электронная подпись) | Равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью | Не требуется (кроме случаев, установленных законом) |
| ЭДО с ПЭП/НЭП (простая/неквалифицированная подпись) | Равнозначен бумажному, если установлено законом или соглашением сторон | Не требуется (при соблюдении условий) |
| Бумажный документ | Полная юридическая сила | — |
Краткий итог
- Электронный первичный документ, подписанный КЭП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный.
- Дублировать электронные документы на бумаге не требуется.
- При использовании простой или неквалифицированной подписи равнозначность бумажному документу должна быть установлена законом или соглашением сторон.
- В случае отправки документов по ЭДО после отгрузки товара факт приемки можно подтвердить отдельным актом.
ИТ Вектор — ваш надежный партнер в цифровизации бизнеса. Мы предлагаем полный спектр ИТ-услуг: от внедрения и сопровождения «1С», защиты данных и настройки Bitrix24 до разработки современных сайтов и реализации проектов по импортозамещению. Работаем, чтобы ваш бизнес работал как часы.