Нужно ли с января заново начинать нумерацию трудовых договоров?
Вопрос аудитору
Нужно ли с января заново начинать нумерацию трудовых договоров?
Краткий ответ
Работодатель по своему выбору может продолжить или начать заново нумерацию трудовых договоров.
Обоснуем ответ
Номер трудового договора не входит в число обязательных сведений, которые должен содержать трудовой договор (ч. 1 ст. 57 ТК РФ). Вместе с тем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, предусматривают нумерацию трудовых договоров (письмо Минтруда России от 28.04.2020 № 14-2/В-519).
Важный нюанс
В настоящее время работодатели не обязаны применять унифицированные формы первичных документов. Работодатели вправе самостоятельно разработать и утвердить формы первичных учетных документов, используемых в своей деятельности (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Таким образом, работодатель может вести нумерацию трудовых договоров по своему усмотрению.
Что говорит законодательство о порядке нумерации?
Действующим законодательством порядок нумерации трудовых договоров не регламентирован. Основной задачей такой нумерации является упорядочение договоров с точки зрения надлежащего делопроизводства и их идентификация (письмо Минтруда России от 21.03.2018 № 14-2/В-191).
Порядок нумерации работодатель может определить самостоятельно, закрепив его в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8 ТК РФ) или в документе, регламентирующем порядок ведения делопроизводства.
Позиция Роструда
Роструд в письме от 03.02.2025 № ПГ/00337-6-1 разъяснил, что работодатель может каждый год начинать новую нумерацию трудовых договоров или продолжать вести уже установленную.
Примеры систем нумерации
Вариант 1: Нумерация с начала года
При нумерации трудовых договоров работодатели, как правило, используют систему, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения.
Примеры:
10-26/01 — десятый договор в 2026 году, заключенный в январе
10/2026 — десятый договор в 2026 году
2026-0010 — десятый договор в 2026 году
Вариант 2: Сквозная нумерация
Если работодатель принял решение продолжить нумерацию трудовых договоров, начатую ранее, то номер договора может быть сквозным.
Примеры:
250-26/01 — двухсот пятидесятый договор в истории компании, заключенный в январе 2026 года
475/2026 — четыреста семьдесят пятый договор, заключенный в 2026 году
00475 — четыреста семьдесят пятый договор по сквозной нумерации
Рекомендация
Независимо от выбранной системы нумерации, рекомендуется закрепить порядок нумерации трудовых договоров во внутреннем документе компании (например, в Положении о кадровом делопроизводстве или отдельном приказе). Это поможет избежать путаницы и обеспечит единообразие в документах.
1. Свобода выбора: Работодатель самостоятельно решает, как нумеровать трудовые договоры — начинать каждый год заново или вести сквозную нумерацию.
2. Нет обязательных требований: Законодательство не устанавливает обязательных правил нумерации трудовых договоров.
3. Закрепление во внутренних документах: Выбранный порядок нумерации рекомендуется зафиксировать в локальном нормативном акте компании.
4. Практическая цель: Основная цель нумерации — обеспечение порядка в кадровом делопроизводстве и быстрая идентификация документов.
5. Новый год — время для пересмотра: Начало календарного года — удобный момент для того, чтобы оценить текущую систему нумерации и при необходимости изменить ее.