Обязательно ли с 01.01.2026 для составления акта применять электронный формат УПД (5.03)?

08.12.2025

Вопрос аудитору

Вопрос от читателя: С 01.01.2026 прекращается действие приказов ФНС России, которыми утверждены форматы электронных документов (товарной накладной, акта о выполненных работах, услугах). При этом ФНС России рекомендует переходить на УПД в формате XML 5.03. Нужно ли с 2026 года переводить акты выполненных работ (оказанных услуг) на формат УПД при обмене через оператора ЭДО? Или их можно, как и прежде, оформлять в произвольном электронном виде?

Краткий ответ

Такая обязанность законодательством не предусмотрена. Начиная с 1 января 2026 года организации вправе продолжать обмениваться с контрагентами товарными накладными и актами выполненных работ в привычном формате: на бумаге, в неформализованном электронном виде или используя рекомендованный, но не обязательный формат УПД 5.03. Ключевое изменение касается только взаимоотношений с налоговыми органами.

1. Что именно меняется с 1 января 2026 года?

Основным изменением является утрата силы приказа ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Этот документ утверждал рекомендованные формализованные форматы для электронных документов, таких как:

Товарная накладная по форме ТОРГ-12;
Акт о выполненных работах (оказанных услугах).

Важно понимать, что форматы, утвержденные данным приказом, являются формализованными (имеющими строгую структуру в формате XML) и, что критично, необязательными для применения между контрагентами.

Позиция ФНС России: Налоговая служба разъясняет, что отмена приказа не отменяет возможность создания первичных учетных документов в виде неформализованных электронных документов или на бумажном носителе.

2. Обязательные и необязательные форматы: ключевое различие

Чтобы понять, что обязательно, а что нет, нужно различать два типа документов.

Тип документа и его статус	Примеры документов	Правила применения с 01.01.2026
Обязательные формализованные форматы	Счет-фактура, корректировочный счет-фактура, УПД (со статусами 1 или 2), УКД (со статусами 1 или 2).	Должны передаваться и в ЭДО между контрагентами, и в ФНС строго по утвержденным ФНС форматам.
Необязательные (рекомендованные) формализованные форматы	Товарная накладная (ТОРГ-12), Акт выполненных работ. Формат УПД 5.03 для этих целей.	Можно использовать в отношениях с контрагентами. Обязательны для применения только при обмене с налоговыми органами (например, по требованию).
Неформализованные документы	Акты, накладные, счета в PDF, Word или иных произвольных форматах, поддерживаемых оператором ЭДО.	Полностью допустимы для обмена между контрагентами. Не принимаются налоговой в электронном виде по требованию.

Практический вывод: Если ваша организация обменивается с контрагентом актами в PDF-формате через систему ЭДО, вы можете продолжать делать это и после 1 января 2026 года. Это не нарушит требования законодательства к первичным учетным документам.

3. Почему ФНС рекомендует УПД 5.03 и каковы риски неформализованных документов?

Рекомендация ФНС России о переходе на универсальный передаточный документ (УПД) версии 5.03 обусловлена следующими соображениями:

Единый стандарт для всех. УПД может совмещать функции счета-фактуры и первичного документа (акта, накладной). Это упрощает документооборот.
Беспроблемное взаимодействие с ИФНС. Формализованные документы (включая УПД) можно напрямую передать в налоговую инспекцию в ответ на ее электронное требование.
Автоматизация. Стандартизированный XML-формат легче обрабатывать в учетных системах, что снижает количество ошибок.

Основной риск при использовании неформализованных документов (например, сканов или PDF) связан именно с запросами от налоговой. В случае требования представить документ в электронном виде вам придется:

Либо распечатать неформализованный электронный документ и предоставить его на бумаге;
Либо преобразовать его в формализованный формат (например, тот же УПД 5.03) и подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

4. Варианты действий для организации в 2026 году

Исходя из вышесказанного, компании могут выбрать один из следующих путей:

Сохранить текущий порядок. Продолжать обмениваться актами и накладными на бумаге или в произвольных электронных форматах (PDF, Word). Это законно.
Перейти на УПД 5.03 по собственной инициативе. Сделать это для оптимизации внутреннего документооборота и упрощения взаимодействия с ФНС в будущем.
Применить гибридный подход. Использовать обязательные формализованные форматы для счетов-фактур, а для актов и накладных – неформализованные, договорившись об этом с контрагентами.

Главное – согласовать выбранный формат документооборота с вашими контрагентами и закрепить его в договорах или соглашениях об ЭДО.

Законодательство не обязывает с 2026 года использовать формат УПД 5.03 для актов выполненных работ. Выбор формата документа остается за компанией и ее контрагентами. Рекомендация ФНС носит исключительно добровольный характер и направлена на упрощение будущих проверок и общее развитие электронного документооборота.

Информация основана на официальных разъяснениях ФНС России и актуальном законодательстве по состоянию на декабрь 2025 года. Для принятия окончательных организационных решений рекомендуем проконсультироваться с вашим IT-отделом и оператором ЭДО.

Заказать консультацию

Оставьте свои контакты и мы свяжемся с вами в ближайшее время

Все новости