Сколько лет хранить документы для вычета по НДС: актуальные правила на 2025 год

26.11.2025

Соблюдение установленных сроков хранения документов по НДС — прямая обязанность каждой компании. Нарушение грозит не только отказом в вычете, но и доначислением налога и штрафов. В статье разберем, сколько лет нужно хранить счета-фактуры и первичку, как правильно рассчитать этот срок и в каких случаях его необходимо продлить.

Общее правило: минимальный срок хранения

Согласно Налоговому кодексу РФ, все документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе для заявления вычета по НДС, должны храниться не менее 5 лет.

Это правило в полной мере относится к следующим документам:

Счета-фактуры (как бумажные, так и электронные).
Первичные учетные документы, на основании которых были составлены счета-фактуры (товарные накладные ТОРГ-12, акты выполненных работ, универсальные передаточные документы).
Книга покупок и книга продаж.

Как правильно рассчитать 5-летний срок

Срок хранения начинается не с даты составления документа, а с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по нему. Для счетов-фактур это означает:

Для полученных счетов-фактур — срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором вычет по этому счету-фактуре был последний раз заявлен (или была заявлена его последняя часть).
Для выставленных счетов-фактур — срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором счет-фактура был отражен в книге продаж и по нему был уплачен НДС.

Пример расчета:
Вы заявили вычет по счету-фактуре в I квартале 2023 года. Срок его хранения начал течь с 1 января 2024 года и истечет 31 декабря 2028 года.

Важное исключение: когда хранить документы нужно дольше 5 лет

Главная ситуация, требующая продления срока хранения, связана с переносом вычета по НДС на будущие периоды.

В соответствии с пунктом 1.1 статьи 172 НК РФ, налогоплательщик вправе заявить вычет в течение 3 лет после принятия товаров (работ, услуг) на учет. Если вы пользуетесь этим правом, то должны хранить подтверждающие документы даже в случае, если общий срок с момента их составления превысил 5 лет.

Как раз такую ситуацию недавно рассмотрел Арбитражный суд Уральского округа в постановлении от 06.11.2025 № Ф09-4156/25. Суд указал, что если вычет переносится, то документы по нему необходимо хранить до истечения предельного срока для проведения выездной налоговой проверки того периода, в котором вычет был в итоге заявлен.

Пример из судебной практики:
Счет-фактура датирован 2014 годом, а вычет по нему был заявлен в 2017 году. В этом случае хранить счет-фактуру и первичку нужно было до конца 2020 года, так как именно до этого момента налоговая инспекция имела право назначить проверку за 2017 год.

Таким образом, при переносе вычета фактический срок хранения документов может достигать около 8 лет (5 лет + 3 года на перенос вычета).

Практические рекомендации по организации хранения

Чтобы избежать проблем при налоговых проверках, следуйте этим советам:

Учитывайте право на перенос вычетов. Формируя архив, в первую очередь ориентируйтесь не на календарную дату создания документа, а на то, был ли по нему заявлен вычет и в каком периоде.
Обеспечьте раздельное хранение. Выставленные и полученные счета-фактуры храните отдельно друг от друга, сортируя их в хронологическом порядке.
Соблюдайте правила для электронных документов. Электронные счета-фактуры можно хранить в цифровом виде без распечатки. При этом вместе с ними необходимо сохранять всю сопутствующую документацию электронного документооборота (подтверждения оператора, извещения о получении и т.д.).
Не забывайте о других документах. Помимо счетов-фактур, обязательно сохраняйте первичные документы (накладные, акты), которые подтверждают реальность хозяйственной операции.

Риски при несоблюдении сроков хранения

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения — это право, а не обязанность организации. Если же документ, требующийся налоговому органу для проверки, утрачен, и срок его хранения еще не истек, это грозит налогоплательщику серьезными последствиями:

Отказ в принятии вычета по НДС.
Доначисление налога, пеней и штрафов.
Признание расходов неподтвержденными при расчете налога на прибыль.

Соблюдение сроков хранения документов по НДС — необходимое условие для защиты своих прав в споре с налоговой инспекцией и подтверждения обоснованности налоговых вычетов.

Базовый срок хранения — 5 лет, который рассчитывается с 1 января следующего года.
Критически важно продлевать хранение, если вычет по НДС переносится на более поздние периоды (в пределах 3 лет). В этой ситуации руководствуйтесь не общим 5-летним сроком, а периодом, когда вычет был фактически применен.
Строгое документирование и порядок в архиве помогут вам быстро предоставить необходимые документы по запросу налоговиков и избежать финансовых потерь.

Регулярно проводите ревизию архива, чтобы убедиться, что все документы, срок хранения которых еще не истек, находятся в безопасности и в полном порядке.

Заказать консультацию

Оставьте свои контакты и мы свяжемся с вами в ближайшее время

Все новости