В какой форме и форматах представить в налоговую книги покупок и продаж, журнал учета счетов-фактур

В п. 2 ст. 93 НК РФ установлены следующие способы предоставления документов в налоговый орган:

• на бумажном носителе лично, через представителя, заказным письмом по почте (абз. 2);
• в электронной форме по утверждённым ФНС России форматам по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика (абз. 3);
• в электронной форме в виде электронных образов документов – документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путём сканирования с сохранением их реквизитов по форматам ФНС России по ТКС или через личный кабинет (абз. 4).

Согласно п. 8 ст. 169 НК РФ, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством России.

Постановлением Правительства России от 26.12.2011 № 1137 предусмотрено ведение книг покупок и продаж, а также журнала и в электронном виде, и на бумажном носителе (п. 1 Правил ведения журнала, п. 1 Правил ведения книги покупок, п. 1 Правил ведения книги продаж).

Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по ТКС утверждён приказом ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@ (далее – Приказ ФНС РФ № ЕД-7-2/448@). Согласно п. 12 раздела II приказа ФНС России № ЕД-7-2/448@, документ плательщика:

• составляется в электронной форме по формату, утверждённому ФНС России;
• либо преобразуется из бумажного документа в сканированный документ с сохранением его реквизитов по формату, утверждённому ФНС России.

Согласно п. 9 ст. 169 НК РФ, форматы счёта-фактуры в электронной форме утверждаются ФНС России.

Приказом ФНС России от 18.06.2025 № ЕД-7-26/535@ утверждён формат документа, которым регламентированы требования к файлам обмена электронными документами. Эти требования установлены для взаимодействия как через ТКС, так и через личный кабинет налогоплательщика. По этим правилам документы в ИФНС можно передать в форматах:

• xml – если направляется документ по утверждённому ФНС России формату, такие документы предоставляются в инспекцию в неизменном виде (письма ФНС России от 08.11.2023 № ЕА-4-26/14162@, от 04.02.2025 № ЕА-2-26/1316@). В настоящее время для передачи документов в электронном виде в формате xml ФНС России рекомендовала применять формат версии 5.06 до утверждения его приказом, т. е. до 01.07.2026 (письмо от 23.03.2026 № ЕА-36-26/2219);
• tif, jpg, pdf, png – если направляется скан-копия бумажного документа с сохранением реквизитов по формату, утверждённому ФНС России (таблица 4.15).