В какой форме и форматах представить в налоговую книги покупок и продаж, журнал учета счетов-фактур
Вопрос: Может ли организация в ответ на требование ИФНС по ст. 93 НК РФ направить книги покупок и продаж, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур в формате pdf, а не в электронном формате, который рекомендован в письме ФНС России от 23.03.2026 № ЕА-36-26/2219@?
Налогоплательщики вправе в ответ на требование направить в ИФНС книги покупок и продаж, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, преобразованные из ранее составленных бумажных документов в электронную форму (скан-образ) в формате pdf.
В п. 2 ст. 93 НК РФ установлены следующие способы предоставления документов в налоговый орган:
- на бумажном носителе лично, через представителя, заказным письмом по почте (абз. 2);
- в электронной форме по утверждённым ФНС России форматам по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика (абз. 3);
- в электронной форме в виде электронных образов документов – документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путём сканирования с сохранением их реквизитов по форматам ФНС России по ТКС или через личный кабинет (абз. 4).
Согласно п. 8 ст. 169 НК РФ, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством России.
Постановлением Правительства России от 26.12.2011 № 1137 предусмотрено ведение книг покупок и продаж, а также журнала и в электронном виде, и на бумажном носителе (п. 1 Правил ведения журнала, п. 1 Правил ведения книги покупок, п. 1 Правил ведения книги продаж).
Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по ТКС утверждён приказом ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@ (далее – Приказ ФНС РФ № ЕД-7-2/448@). Согласно п. 12 раздела II приказа ФНС России № ЕД-7-2/448@, документ плательщика:
- составляется в электронной форме по формату, утверждённому ФНС России;
- либо преобразуется из бумажного документа в сканированный документ с сохранением его реквизитов по формату, утверждённому ФНС России.
Согласно п. 9 ст. 169 НК РФ, форматы счёта-фактуры в электронной форме утверждаются ФНС России.
Приказом ФНС России от 18.06.2025 № ЕД-7-26/535@ утверждён формат документа, которым регламентированы требования к файлам обмена электронными документами. Эти требования установлены для взаимодействия как через ТКС, так и через личный кабинет налогоплательщика. По этим правилам документы в ИФНС можно передать в форматах:
- xml – если направляется документ по утверждённому ФНС России формату, такие документы предоставляются в инспекцию в неизменном виде (письма ФНС России от 08.11.2023 № ЕА-4-26/14162@, от 04.02.2025 № ЕА-2-26/1316@). В настоящее время для передачи документов в электронном виде в формате xml ФНС России рекомендовала применять формат версии 5.06 до утверждения его приказом, т. е. до 01.07.2026 (письмо от 23.03.2026 № ЕА-36-26/2219);
- tif, jpg, pdf, png – если направляется скан-копия бумажного документа с сохранением реквизитов по формату, утверждённому ФНС России (таблица 4.15).
Таким образом, если книги покупок и продаж или журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур составляются в бумажном виде, то их электронный скан-образ организация может представить в ответ на требование в формате pdf с сохранением реквизитов по формату, утверждённому ФНС России.
| Способ представления | Формат | Основание |
|---|---|---|
| Электронный документ (первичный) | xml (формат версии 5.06, рекомендованный до 01.07.2026) | п. 12 раздела II приказа ФНС № ЕД-7-2/448@, письмо ФНС от 23.03.2026 № ЕА-36-26/2219@ |
| Скан-образ бумажного документа | tif, jpg, pdf, png | таблица 4.15 приказа ФНС № ЕД-7-26/535@ |
| Бумажный документ | Физический носитель (лично, почта) | абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ |
Да, организация вправе направить книги покупок и продаж, журнал учета счетов-фактур в формате pdf, если эти документы составлены на бумажном носителе и преобразованы в электронную форму (скан-образ) с сохранением реквизитов.
Формат pdf прямо предусмотрен как допустимый для скан-копий в соответствии с приказом ФНС России от 18.06.2025 № ЕД-7-26/535@ (таблица 4.15).
При этом следует учитывать, что если документы ведутся в электронном виде (xml), их следует представлять в утверждённом электронном формате (xml), а не в виде скан-образов.
Рекомендации для налогоплательщиков
- Если книги покупок/продаж и журнал учёта счетов-фактур ведутся в электронном виде — представляйте их в формате xml (до 01.07.2026 — версии 5.06, рекомендованной ФНС).
- Если документы составлены на бумаге — вы вправе направить их скан-копии в форматах pdf, tif, jpg, png.
- При сканировании убедитесь, что все реквизиты читаемы и документ соответствует бумажному оригиналу.
- При направлении скан-образов не требуется их заверение электронной подписью, если иное не предусмотрено требованием.
Краткий итог
- В ответ на требование ИФНС по ст. 93 НК РФ можно представить книги покупок и продаж, журнал учёта счетов-фактур в формате pdf, если они составлены на бумажном носителе и преобразованы в электронную форму (скан-образ).
- Это прямо предусмотрено п. 2 ст. 93 НК РФ и подтверждено форматами, утверждёнными ФНС России (приказ ФНС от 18.06.2025 № ЕД-7-26/535@).
- Если документы ведутся в электронном виде (xml), их следует представлять в утверждённом электронном формате, а не в виде скан-образов.
- До 01.07.2026 для электронных документов ФНС рекомендовала применять формат xml версии 5.06 (письмо ФНС от 23.03.2026 № ЕА-36-26/2219@).
- Допустимые форматы скан-копий: tif, jpg, pdf, png.
ИТ Вектор — ваш надёжный партнёр в цифровизации бизнеса. Мы помогаем настраивать электронный документооборот с налоговой, автоматизируем формирование книг покупок и продаж, журналов учёта счетов-фактур в «1С» и их представление в ИФНС в требуемых форматах. Работаем, чтобы ваш бизнес работал без ошибок и штрафов.
© Информация с сайта it-vector.group