Может ли в персонифицированных сведениях быть отрицательная сумма дохода

Перерасчет зарплаты, сторно отпускных или корректировка выплат в связи с больничным листом – стандартные, но коварные ситуации в работе бухгалтера или кадровика. Часто в результате таких операций в текущем месяце у сотрудника формируется «доход с минусом».

Возникает логичный вопрос: можно ли отразить эту отрицательную сумму в строке 070 ежемесячных персонифицированных сведений (КНД 1151162)? Ответ ФНС категоричен, а попытки обойти правило ведут к серьезным проблемам с отчетностью. Разберем, как действовать по закону.

Главное правило: строка 070 не может быть отрицательной

Согласно Порядку заполнения персонифицированных сведений,

утвержденному приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@, по строке 070 указывается сумма выплат, начисленных в пользу физлица за месяц представления сведений.

Буквальное толкование нормы и позиция налоговой службы однозначны:

Если доход есть – указывается положительная сумма.
Если дохода нет (начисления отсутствуют) – проставляются прочерки.

Возможность указать сумму со знаком «минус» Порядком не предусмотрена.

Это подтверждается и логикой заполнения Раздела 3 РСВ, данные которого идентичны персонифицированным сведениям: стоимостные показатели в РСВ также не могут иметь отрицательных значений (п. 1.4 Порядка заполнения РСВ).

Типичные ошибки и к чему они приводят

Попытка «упростить» жизнь и отразить минус в текущем периоде создает цепную реакцию проблем для компании:

1Отказ в приеме отчетности (Ошибка ФЛК)

Автоматизированная система ФНС при форматно-логическом контроле (ФЛК) просто не пропустит файл с отрицательным значением в строке 070. Отчет вернется с протоколом ошибок.
2Искажение годового дохода сотрудника

Если вы попытаетесь «схлопнуть» минус текущего месяца с плюсом прошлого, не сделав корректировку, годовой доход в базе ФНС будет неверным. Это приведет к расхождениям с 6-НДФЛ и РСВ.
3Штрафы за недостоверные сведения

Согласно п. 1 ст. 126.1 НК РФ, представление документов с недостоверными сведениями влечет штраф 500 рублей за каждый такой документ. При массовом сторно сумма штрафа может стать ощутимой.
4Проблемы у сотрудника

Неверные данные в персонифицированном учете могут повлиять на расчет будущих пенсий, получение налоговых вычетов или одобрение кредитов в банках, что неизбежно выльется в претензии работника к работодателю.

Правильное решение: как исправить отрицательный доход

Если в результате удержаний текущего месяца (например, при возврате излишне выплаченных отпускных) доход стал отрицательным, действовать нужно по следующему алгоритму:

1Определите период перерасчета

Корректировать нужно не текущий месяц, а тот месяц, в котором доход был первоначально начислен и завышен.
2Сдайте корректирующие персонифицированные сведения

В уточненный отчет включаются данные только по тем сотрудникам, чьи показатели меняются.

Важный нюанс: Поскольку Порядок не содержит отдельного правила для исправления именно строки 070, эксперты рекомендуют применять общий механизм исправления (п. 3.3 Порядка):

Сначала представляются сведения с признаком корректировки «1», где в строках 020–060 указываются верные данные, а в строке 070 проставляются прочерки (или первоначальная ошибочная сумма, которую нужно аннулировать).

Затем (в рамках того же корректирующего комплекта или следующим шагом, в зависимости от настроек вашей 1С) указываются верные, уменьшенные данные по строке 070.
3Соблюдайте сроки

Уточнить персонифицированные сведения можно только до момента представления расчета по страховым взносам (РСВ) за соответствующий период.

Пример: Если перерасчет за август делается в сентябре, вы обязаны сдать корректировку по персонифицированным сведениям за август. Если же вы спохватились в октябре (когда РСВ за 9 месяцев уже сдан), корректировать нужно сам Раздел 3 РСВ, если там есть ошибки.

Как исключить ошибки при сторно с помощью 1С

Ручное формирование корректирующих отчетов и расчет «минусовых» доходов – это прямой путь к ошибкам и штрафам.

Современный кадровый и бухгалтерский учет должен быть автоматизирован.

Программные продукты «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия» умеют корректно обрабатывать сторнирующие записи, но для этого они должны быть правильно настроены и своевременно обновлены.

Компания «ИТ Вектор» поможет вам навести идеальный порядок в учете:

Профессиональное сопровождение 1С Обеспечим своевременное обновление ваших конфигураций до версий, поддерживающих актуальные форматы ФНС, проверим корректность начислений при сторно и поможем верно сформировать корректирующие отчеты. Подробнее об услугах по сопровождению 1С

Подбор, поставка и настройка 1С Если вы до сих пор ведете учет в Excel или используете устаревшее ПО, мы подберем для вас оптимальное решение (например, 1С:ЗУП), установим его, настроим правила перерасчета и обучим ваших сотрудников работе с программой, чтобы исключить человеческий фактор. Перейти в каталог программных продуктов 1С

Доверьте сложную отчетность профессионалам

Не допускайте, чтобы технические нюансы перерасчета зарплаты стоили вашей компании штрафов и репутационных потерь. Автоматизируйте рутину и получите гарантию корректности всех отчетов перед ФНС и СФР.

Оставить заявку на аудит или настройку 1С →

ИТ Вектор — сопровождение 1С и автоматизация учета.

Ваш надежный партнер в налоговой безопасности и цифровой трансформации бизнеса.

Связаться с экспертами «ИТ Вектор» →